De fleste organisationer kræver deres medarbejdere at vide, hvordan man skriver visse typer rapporter. For eksempel bør kvalitetssikringsfolk vide, hvordan man skriver kvalitetsrapporter. En kvalitetsrapport hjælper med at evaluere organisationens nuværende kontrolsystemer designet til at sikre kvaliteten af produkter, tjenester og processer. Velorganiserede kvalitetsrapporter kan bruges af andre fagfolk til at forbedre organisationens produkter og processer.
Brug dine noter. Mens du gennemgår kvalitetssikringsprocesserne i en organisation, bør du tage detaljerede noter om, hvad processerne er, hvordan de implementeres af medarbejderne og hvor effektive de synes at være.
Brug simpelt sprog i din kvalitetsrapport. Korte sætninger og enkle sætninger er den ideelle måde at få din mening på tværs af og sikre, at alle fagfolk nemt kan forstå indholdet af din rapport.
Skriv ud abstrakt for din kvalitetsrapport. Abstraktet er et resumé af alle dele af din rapport. Sammendrag hvert afsnit i omkring to til fem sætninger. Målet er for enhver, der læser abstrakt at vide, om læsning af hele rapporten ville være værd deres tid.
Tilføj et afsnit for baggrundsoplysninger. Dette skal omfatte den afdeling eller proces, der blev analyseret, de mennesker, der bistod i analysen og formålet med kvalitetsrapporten.
Medtag et afsnit for dine resultater. Når du analyserer en afdeling eller proces, skal du være opmærksom på, hvordan processerne er færdige, de ansatte, der er involveret, og hvor effektive processerne synes at være for organisationen. Alle disse detaljer skal inkluderes i dette afsnit. Data eller beregninger kan opføres separat og vedhæftes til rapporten.
Afslut din kvalitetsrapport med en afledningssektion. Dette afsnit vil give dine konklusioner og anbefalinger til forbedring af de processer, du observerede. Giv masser af detaljer, når du tilbyder forslag. Brug visuelle detaljer, hvor det er relevant, såsom diagrammer og grafer. Jo flere detaljer og eksempler du kan give i dette afsnit, jo mere nyttig er din kvalitetsrapport.
