Et fundament af enhver virksomhed er indkøbsafdelingen ansvarlig for alt relateret til bestilling af materialer og håndtering af leverandører. En god indkøbsafdeling vil minimere omkostningerne ved købte varer, skærmleverandører til kvalitets- og sporbestillinger fra start til modtagelse. Indkøbsafdelingens kvalitet kan have en væsentlig indvirkning på en virksomheds fortjenstmargener.
Forhindre mangler
Indkøbsafdelingen er ansvarlig for at erhverve materialer, der er nødvendige til fremstilling og drift af din virksomhed. For at sikre, at mangler på materiel ikke påvirker produktiviteten, bruger indkøbsafdelinger teknikker som flere sourcing. Flere indkøb betyder, at flere leverandører bruges til at levere de samme varer. På denne måde, hvis der er et problem med en leverandør, kan ordrer til en anden forøges for at kompensere.
Minimere udgifter
Indkøbsafdelingen spiller en vigtig rolle i at maksimere din virksomheds overskud. Det sammenligner priserne og forhandler med leverandører for at få din virksomhed til den bedst mulige pris på de nødvendige varer.
Forhåndsgodkendelse af leverandører
Forgodkendelse af leverandører kan fremskynde overtagelsesprocessen for ting, som din virksomhed ofte har brug for. Indkøbsafdelingen vurderer leverandører i form af pris, kvalitet, kundeanmeldelser og tid til at udfylde ordrer og udarbejder en liste over godkendte leverandører.
Track ordrer
Ordrer dokumenteres via indkøbsordre, der angiver vigtige identifikationsoplysninger om bestilt materiale samt den bestilte mængde. Disse formularer bruges til at sikre, at de bestilte varer modtages, og at spore den tid, det tager at bestille ordrer.
Kontroller fakturaer
Indkøbsafdelingen kontrollerer fakturaer, når de ankommer for nøjagtighed, inden de overføres til regnskab. Den sammenligner fakturaen med indkøbsordreformularen og de faktisk modtagne varer. Derudover undersøges eventuelle ekstra omkostninger. Dette sikrer, at virksomheden kun betaler for de faktisk modtagne varer.
