At have en veluddannet leder til at hjælpe med at drive og overvåge alle afdelinger er en væsentlig del af en succesfuld forretning. For eksempel er en leder nødt til at køre indkøbsafdelingen. Hvis du tilfældigvis er den leder, skal du forstå, hvad indkøbsafdelingen gør for en virksomhed. Simpelthen er indkøbsafdelingen ansvarlig for at foretage forretningskøb, herunder udstyr, forsyninger og alt andet, der er nødvendigt for at holde virksomheden i gang. Lederen skal overvåge alle aspekter af denne nøglejobsfunktion for virksomheden.
Opbevar detaljerede optegnelser. Til skattemæssige formål skal virksomhederne være meget omhyggelige med at følge alle udgifter og købte varer. Arbejd tæt sammen med virksomhedens regnskabsafdeling for at holde kopi og elektroniske optegnelser over alle dine indkøb. Træn alle medarbejdere i din afdeling på din specifikke metode til registrering og arkivering.
Planlæg på forhånd. Når det kommer til at købe, jo hurtigere kan det gøres, jo bedre. Tildel en bestemt medarbejder eller gruppe af medarbejdere til at regulere alt, hvad din afdeling køber, og bestem det bedste tidspunkt at ombestille. For eksempel kan du og dit team bestemme, at det er en god tid at genbestille blæk til kontoret, når der kun er en ekstra blækpatron pr. Printer tilbage i forsyningsrummet.
Behandle rimelige indkøbsordrer så hurtigt som muligt. En del af afdelingens medarbejdere skal være ansvarlig for at behandle indkøbsordrer sendt fra andre afdelinger. For eksempel kan marketingafdelingen have brug for en ny computer bestilt. Når du modtager købsordren, er købet allerede godkendt. Derfor kan dit team fokusere på at købe varen og spore omkostningerne.
Brug god dømmekraft ved håndtering af indkøbsafdelingen. En af dine vigtigste jobfunktioner behandler indkøbsordrer. Du skal dog også være opmærksom på, hvad du bestiller. I nogle virksomheder kan de forskellige andre afdelinger i bygningen anmode om for store eller unødvendige køb, som du forventes at lave. Hvis du bemærker disse typer af køb, skal du underrette din overordnede, finansdirektøren, virksomhedsejer eller bestyrelse afhængigt af hierarkiet i din virksomhed.
