Selvom du kun har været i dit job i en kort periode, ved du, at du holder nøje registreringer, vurderer aktuelle indkøbspraksis, søger nye leverandørforhold og sørger for, at dine driftssystemer er designet effektivt, er nøglen til en organiseret indkøbsafdeling. Uanset om du lige er blevet bragt ind for at omdanne en eksisterende division fra kaotisk til organiseret, eller du bare vil være sikker på, at alt går langs effektivt med få fejl, kan denne artikel vise dig i den rigtige retning.
Elementer du skal bruge
-
Computer
-
Software
-
Indkøbsdokumenter
-
Politisk manual
-
Revideret opbevaring / lageroperation
-
Sikkerhedssystem (valgfrit)
Begynd at revidere indkøbsafdelingens filer og metoder til at evaluere det nuværende system. Opfølgning på varer bestilt til medarbejdere eller afdelinger og verificere effektiviteten af autoriserede leverandører. Besøg afdelingschefer for at diskutere deres tidligere indkøbsoplevelser. Få feedback om, hvordan du forbedrer afdelingens processer til behandling, sporing og opfyldelse.
Få tilladelse til at udarbejde en ny indkøbsvejlednings politikhåndbog baseret på feedback modtaget fra afdelingschefer, hvis der ikke er nogen nuværende vejledning, eller det har vist sig, at den nuværende version ikke virker. Skriv, rediger og cirkulere udkast til relevante beslutningstagere. Send kopier af publikationen til ledere, så de har et referencepunkt for fremtidige indkøbsforespørgsler.
Revisionsdokumenter, som din virksomhed beskæftiger sig med at gennemføre indkøbsoperationer. Gennemgå indkøbsordsproget, gennemgå dit virksomheds buddokumentation og -formularer, evaluer fælles forsyningsanmodning og andet papirarbejde. Foretag ændringer, hvis det er nødvendigt, for at øge sikkerheden og effektiviteten ved levering af bestilte varer.
Gennemgå og analyser virksomhedens beholdning af leverancer, der i øjeblikket oplagres på eller uden for stedet. Bekræft alle beholdninger mod eksisterende dokumentation. Flag overage og mangel på varer, der er i konstant efterspørgsel, såsom kontorartikler. Vurdere, hvordan købene hylder og hentes af plukker og pakker. Gør forbedringer på den måde, hvorpå de oplagres for at reducere ineffektiviteten.
Vurdere aktuelle racking, plukning og pakning - især hvis sløvhed har resulteret i tyveri, uberettiget for lager og forsinkelser med at få forsyninger til arbejdstagere rettidigt. Undersøg visdommen om at installere et sikkerhedssystem, hvis man ikke allerede er på plads, for at fungere som en forbrydelse afskrækkende i opbevaringsområder.
Institut et kvalitetsstyringsprogram, så pickers, packers, regnskabsføring og indkøb alle modtager kritisk information om forsendelser samtidig. især da informationen vedrører tilbagesendelser, arbejdsangreb, defekte eller beskadigede varer - uventet omstændighed, som kan påvirke kvittering og udbetaling af materialer, der kommer gennem indkøbsafdelingen.
Hold dig ajour med branchens tendenser for at lære nye teknikker til at organisere indkøbsafdelingen. Udvikl en boilerplate-statusrapport, så du kan opdatere ledelsen på status af varer, de placerer på ordren, så du ikke bruger halvdelen af din dag svarende til det samme spørgsmål, "Hvornår kan jeg forvente at få notebladene, jeg bestilte i juli?"
