For at sikre, at de overholder reglerne for interne indtægter og statslige og lokale lovgivninger, skal virksomheder inddrage vigtige medarbejder- og selskabsoplysninger i deres lønningssystemer. Oprettelse og drift af de forskellige komponenter, der omfatter et lønsystem, kræver due diligence og tilstrækkelig viden om skattelovgivningen. Som følge heraf er det almindeligt for virksomheder at ansætte en ekstern konsulent, bogholder eller lønningstjeneste for at indbetale skattebetalinger, behandle W-2'er, styre pensions- og forsikringsplaner og udføre andre lønningsrelaterede opgaver.
Medarbejderinformation
Under den nye lejeproces skal virksomheder indsamle oplysninger som medicinsk forsikring og W-4-blanketter for at bestemme, hvad der skal fratrækkes en medarbejders lønseddel. Disse formularer giver også arbejdsgivere vigtige oplysninger, såsom medarbejderens socialsikringsnummer og deres tilbageholdelsesbeløb for føderale og statslige skatteformål. Systemet skal også spore og behandle ændringer i medarbejderens skattefritagelse, pensioner, forsikringsplaner eller pensionskasser.
Lønoplysninger
Som led i den nye lejeproces omfatter lønningssystemer en komponent, der angiver, hvilke medarbejdere der er fuldtids, deltidsarbejde og entreprenører. At klassificere arbejdstagere i et lønsystem er vigtigt, da regeringen opkræver høje straffe på virksomheder, der kategoriserer medarbejdere forkert.
timesedler
Uden kendskab til det antal timer en medarbejder har arbejdet, kan arbejdsgiverne ikke bestemme, hvad der skal betales en medarbejder. Mens nogle arbejdstagere udbetales en løn, kompenseres andre timeløn eller udpeges som ufrivillige medarbejdere. Lønningssystemer omfatter tidsregnskabsoplysninger eller områder hvor timelønne og ikke-eksploderede medarbejder timer registreres og gennemgås for nøjagtighed. Oplysninger kan indsamles via et edb-tidsklokke, stempelkortstempel eller papirblad.
Gældende skat og fradrag
Selv om IRS giver virksomhederne skattekort til beregning af medarbejderskathold, kan leverandører og lønsystemer også levere disse oplysninger. Arbejdsgiverne skal overveje årlige indtjening, lønniveauer og skattelettelser ved opsummering af gældende skatter. Derudover skal lønsystemer beregne fradrag foretaget gennem pensionsplaner, 401 (k) s, forsikringsplaner, fagforeninger og garnishments. Lønningsafdelingen overvåger også lån og andre fradrag, der har capbeløb og ophører med lønsedelsafdrag, når det samlede beløb er tilbagebetalt.
Lønregister
Lønregisteret opsummerer medarbejderindtjening og fradragsinformation i en journalpost, der indsættes i hovedbogen for regnskabsmæssige og generelle forskningsformål. Lønningsregistre bruges også til at oprette skatterapporter. Disse dokumenter udarbejdes af lønmodtagere eller genereres ved hjælp af lønsystemer.
Manuel betalinger
Lejlighedsvis udsteder virksomheder manuelle lønsedler til medarbejdere mellem lønperioder på grund af opsigelse eller lønningsfejl. Lønningssystemer skal tage højde for checkbeløbet i lønregisteret for skat og rapporteringsformål. Dette sikrer, at arbejdsgiverens skattefradrag er afstemt med medarbejderfradrag.
