Et lønningssystem er det middel, hvorigennem du behandler din lønningsliste, så de nødvendige føderale og statslige krav kan opfyldes. Specielt kræver U.S. Department of Labor dig at kompensere medarbejderne korrekt og til tiden; Internal Revenue Service kræver føderal payroll skat tilbageholdelse; den statslige arbejdsafdeling kræver, at du anvender statslige arbejdslove, og statsskatteforvaltningen kræver, at statens lønningsskat tilbageholdes. Når du designer et lønsystem, skal du vælge den der bedst passer til dine behov.
Vurder dine lønkravskrav for at bestemme det relevante system. Det manuelle system kræver lønningsproces for hånd. Det har en øget risiko for fejl, så brug den kun, hvis du har få medarbejdere. Det interne edb-system kræver behandling via payroll software. Brug det til at forenkle lønningsprocessen. Det eksterne system kræver outsourcing lønsedler til en lønudbyder. Brug det, hvis du vil eliminere eller reducere dine lønseddelingsopgaver.
Opret det manuelle system, hvis det er det du vælger. Køb standard tidsskrifter hos en kontorforretningsbutik, eller opret dem med et regneark eller et kontorprogram. Køb blanke lønningskontroller fra en kontorforretningsbutik, eller brug din bankcheck. Brug en skrivemaskine til at udskrive paychecks eller hånd skrive dem.
Dette system kræver, at man manuelt beregner løn og fradrag. Hold dig ajour med føderale tilbageholdelsesregler, skat indgivelse og skattelovgivning via IRS Circular E. Kontakt din statlige indtægter agentur for statslige lønningsskat retningslinjer. Triple-check lønnen før udstedelse af lønsedler. Filer hårde kopier af lønningsrapporter i et fortroligt område.
Lav det interne edb-system, hvis det er det du vælger. Køb den lønprogramvare, der bedst opfylder dine behov. Små virksomheder kan f.eks. Bruge QuickBooks, mellemstore virksomheder kan bruge Ultimate Software og større virksomheder kan gå med Mangrove. Du kan få dine timelige medarbejdere til at slå en regelmæssig tidsklokke, men et edb-tidssystem, som Kronos, er mere effektivt, fordi det giver dig mulighed for at importere tiden til lønprogrammer. Softwaren beregner løn og fradrag, muliggør direkte indbetaling, udskriver paychecks og pay stubs, har de føderale og statslige skattekort, der er indlejret i systemet, og gemmer og udskriver lønningsrapporter.
Lav det eksterne system, hvis du vælger den pågældende rute. De fleste lønmodtagere kræver, at du uploader dine løntrin timer via internettet, eller send dem via fax eller e-mail. Udbyderen behandler din lønningsliste og sender dig lønsedlerne og lønsedlerne efter hver betalingsdag. Nogle virksomheder giver dig mulighed for onlineadgang til deres system, som giver dig mulighed for at udskrive rapporter og lønsedler til din egen laserprinter.
Når du etablerer dette system, skal udbyderen have dig til at underskrive en gensidigt aftalt kontrakt, der angiver sine tjenester og give dig en fortegnelse over sine priser. For direkte indbetaling formål, giv udbyderen din bankkonto og routing nummer. Hvis udbyderen skal håndtere dine skatter og fordele, skal det have dig underskrevet en fuldmagt dokument, der giver det tilladelse.
Tips
-
Du kan pådrage IRS gebyrer for skattefejl, som en tredjepart gør. Derfor skal du altid kontrollere lønudbyderens arbejde. Lav et rutediagram for dit lønningssystem. Diagrammet viser de opgaver, der er involveret i behandlingen af din lønningsliste fra start til slut baseret på det valgte system.
