Et lønningssystem er den avenue, hvorigennem du behandler din lønningsliste. Du kan ikke behandle din lønningsliste uden et lønsystem. De tre typer af lønningssystem er manuelt, internt computeriseret og eksternt (outsourcet). Det manuelle system kræver, at du behandler din lønning med hånden; den interne computeriserede bruger lønning software til at behandle lønnen; det eksterne system betyder at du outsourcer din lønningsliste til en lønudbyder. Et lønningssystem flow diagram viser den rækkefølge, hvor du behandler din lønningsliste. Det strømlines lønningsprocessen og hjælper dig med at holde styr på.
Design flow diagrammet med et kontor suite program-dette er den bedste rute for et professionelt udseende. Du kan dog tegne diagrammet manuelt. Opret bokse og pile, som viser strømmen af din lønningsproces, f.eks. Hvor den starter og slutter.
Opret et rutediagram for et manuel lønningssystem. Flow diagrammet skal vise alle de manuelle opgaver, der er involveret i behandlingen af din lønningsliste via dette system.
Eksempel: Saml tidskort, kontroller tidskort til overholdelse, kontaktlederne vedrørende manglende eller tvivlsomme tidskort og manuelt beregne tidskort. Opret en sekvens, der involverer lønseddelens opgaver, som manuel beregning af lønninger; lovpligtige fradrag som lønløn og løngarneringer lønninger; frivillige fradrag, såsom pension og sundhedsydelser og skabe lønsedler. Lav en anden rækkefølge, der viser efterbehandlingstjenester, f.eks. Manuelt oprette og indsende lønregister, oprette og indsende journalposter, indbetale medarbejdernes løn til banken og distribuere lønsedler.
Lav et rutediagram for det interne edb-system. Dette system eliminerer manuel behandling. Gør flow diagrammet specifikt til dine lønprogram software krav.
Eksempel: Overfør timekeeping data til payroll software, gennemgå timekeeping data og undersøge manglende scanninger, proces lønning via payroll software, udskrivning preprocessing rapport, dobbelt check lønning via preprocessing rapport, foretage nødvendige ændringer, oprette og sende direkte indbetaling fil til banken, depositum medarbejderfonde og lønindbetalingsafgifter til banken og lukke lønnen. Navnlig, når du lukker lønnen, sparer den hele lønningsdataene for betalingsperioden i systemet.
Opret et rutediagram for det eksterne system. Når du outsourcer din lønningsliste, kræver lønudbyderen, at du sender dem lønsedataene hver betalingsperiode. Udbyderen tillader typisk at sende dataene via fax, e-mail eller online. Flow diagrammet skal indeholde detaljer om den krævede metode.
Eksempel på online-metode: Gennemgang af tidsoplysningsdata, kontaktleder for tidsafklaring, indskrivning af medarbejderes lønningsændringer og tidsoplysningsdata i leverandørens system, verificere indlæste data via leverandørens online system, dobbeltcheck og fillønningsdata modtaget fra leverandøren, og distribuere paychecks.
Tips
-
Design flowdiagrammet, så det vedrører hver lønningsproces. Opdater flowdiagrammet, når der sker en ændring i lønsystemet.
Flow diagrammet skal indeholde dine forpligtelser for føderale og statslige lønsafgifter, såsom indkomstskat betalinger og rapportering, herunder W-2 behandling.
