Erhvervsbreve bruges til formel kommunikation i virksomheder og organisationer. I modsætning til uformel korrespondance skrevet til tætte bekendte og slægtninge, er forretningsbrev beregnet til at formidle information kort og professionelt til modtageren. Typisk indeholder virksomhedens korrespondance en introduktion, et krop og en konklusion. Forskelle mellem tobogstavsformaterne kan også findes i tegnsætning, længde, tone og skrivestil. Desuden kræver forretningsbrev typisk en opfordring til handling eller svar efter modtagelse af brevet.
Elementer du skal bruge
-
Ordbehandlingssoftware
-
Firma brevpapir
Start med grundlæggende firma eller formelle brevpapir. Sørg for, at din adresse er inkluderet øverst, sammen med dine kontaktoplysninger og firmalogo, hvis det er relevant.
Skriv datoen. Placer modtagerens adresse to linjer under datoen, over hilsen. Medtag navn, formel titel, firmanavn og kontoradresse.
Skriv hilsen to linjer under modtagerens adresse. Adress modtageren ved hjælp af "Kære", efterfulgt af individets titel og efternavn. Husk at tilføje et kolon i stedet for et komma efter efternavnet. Brug "til hvem det kan bekymre sig" eller "kære herre / fru", hvis du ikke kender modtagerens navn eller køn.
Begynd dit indledende afsnit efter hilsen. Tal om hvorfor du skriver forretningsbrevet og hvad du ønsker at anmode om fra modtageren. Angiv din position, hvis der fremlægges et argument. Referencehændelser, møder eller personer, som er kendte eller relevante for læseren.
Uddyb dig om formålet med eller hovedemnet i dit brev i kroppen. Giv eksempler, der støtter dit argument, anmodning eller forslag. Giv detaljer om produktegenskaber og fordele samt kundetilkendegivelser, hvis du sælger til en kunde eller kunde.
Følg kroppen med din konklusion. Gentag din oprindelige anmodning eller stilling. Tak læseren for hendes tid og overvejelse, og fortæl hende, hvordan hun kan kontakte dig for yderligere spørgsmål eller information.
Slut med en gratis lukke to linjer ned fra kroppens sidste sætning. Tildel fire pladser til din underskrift og trykt navn.
Tips
-
Selv om det er valgfrit, kan du bemærke formålet med brevet i begyndelsen ved at inkludere en emnelinje før hilsen. Det er også almindeligt at tilføje en opmærksomhedslinje for tydeligt at angive den tilsigtede modtager.
Skriv korte og korte sætninger. Husk på, at læsere måske skummer i stedet for at læse hvert ord i dit brev. Fed skrift, du anser for vigtige for læseren. Ved bogstaver på mere end en side skal du overveje at gruppere afsnit under overskrifter eller organisere indhold ved hjælp af kugler og tal.
