Skrive et formelt brev til en bestyrelse - det være sig en skole bestyrelse eller et internationalt selskab - kan virke som en skræmmende opgave ved første øjekast. At bryde det ned i små, håndterbare trin gør det imidlertid en meget nemmere proces, end du oprindeligt kunne forvente. Et formelt brev til et bestyrelse følger alle reglerne i et forretningsbrev. Det er vigtigt at holde dit brev kort og til det punkt. Et formelt brev bør ikke være mere end en side lang, så hvis dit brev overstiger det, skal du fortsætte med at redigere, indtil du får det ned til de grundlæggende fakta.
Skriv en liste over ting, du skal medtage i dit brev til bestyrelsen. Hvis du for eksempel skriver til bestyrelsen for at anmode om penge til en klassetur, angiv hvilke studerende der vil være involveret, og hvor og hvornår det vil finde sted.
Formatet for et formelt brev er som følger: Returadresse, dato, indeadresse, hilsen, brevbogstav og lukning. En-tommers margener skal overlades på alle fire sider af siden.
Brug blokformatet og start al tekst på venstre side af siden. I stedet for indrykning skal du lade en blank linje mellem hver del af brevet til brættet.
Skriv på brevpapir hvis det overhovedet er muligt. Hvis du dog ikke har brevpapir, skal du indtaste din adresse øverst i venstre hjørne. Indtast en tom linje, og indtast derefter datoen.
Indtast den indvendige adresse på bestyrelsen, den samme adresse, der vises på konvolutten, da dette adskiller forretningsbrev fra venlige dem. Uden en indvendig adresse kan folk være forvirrede for hvem brevet er beregnet.
Indtast hilsen. I dette tilfælde ville det være "Kære formand Jones og World Craft Board Members". En anden mulighed er "Kære medlemmer af World Craft Board,"
Gå lige til punktet. Forstyr ikke med at ønske folk en behagelig dag eller spørge om deres helbred. "Jeg skriver til bestyrelsen til" indikerer at du mener forretning.
Oprethold en formel forretningsmæssig tone i dit brev til bestyrelsen. Hold dig væk fra personlige problemer og hold dig til fakta.
Hold dine afsnit og sætninger korte og husk at starte et nyt afsnit, når du ændrer ideer i dit brev til bestyrelsen. Undgå ordsomme sætninger og brug ikke et stort ord, når en lille vil gøre.
Luk dit brev til bestyrelsen med "Med venlig hilsen", og bemærk at det efterfølges af et komma. En anden acceptabel formel lukning er "Med venlig hilsen".
Efterlad tre eller fire linjer til din underskrift, skriv derefter dit navn. Hvis du kopierer brevet til andre, tilføjer du "Cc" og lister deres navne.
Lad dit brev til bestyrelsen sidde i 24 timer, og retter derefter eventuelle grammatik- eller skrivefejl. Læs dit brev højt og vurder det for formel tone og indhold. Rediger derefter.
