At skrive et formelt brev til et bestyrelse kan være en skræmmende proces. Dette er din chance for at få dine tanker hørt af de ansvarlige, så det er vigtigt at følge den formelle proces. Men det har ingen mening at få formateringen korrekt, hvis indholdet mangler eller brevet har grammatiske fejl.
Før du starter brevet til en bestyrelse
I svarende til bestyrelsen ved du hvad du vil sige. Hvad er din motivation? Hvad vil du opnå? Et klagebrev kræver en helt anden takt fra f.eks. Et brev, der søger finansiering til et projekt.
Tag dig tid til at lave nogle noter. Skyd ned hvad du skal sige, og hvorfor det betyder noget for dig. Sidstnævnte må ikke gøre det i brevet, men det kan hjælpe med at holde dig fokuseret og sorteret. Er der nogen dokumentation, du skal henvise til, bevis eller statistik, du vil dele? Få dem klar og noter hvorfor de er relevante.
Udarbejdelse af brevet
Organiser først dine noter. Hvad er det største punkt i forhold til hvorfor du skriver? Hvilke elementer understøtter det punkt? Sæt dem i orden. Dette er hovedsagelig din disposition, så nu er du god til at gå.
Mange mennesker kæmper med at starte et brev og tænker, at de skal være vittige fra get-go, men at være klar er vigtigere. Sig alt, hvad du har brug for at sige, så forbedrer og strammer det, når du redigerer. Til at begynde med, henvende det til "Kære formand Smith og bestyrelsesmedlemmer" og derefter åbne med "Jeg skriver til …", og derefter citere din overordnede begrundelse for at skrive.
Følg din åbning med hovedstøttepunktet og skriv et par detaljerede afsnit, der indeholder alle de problemer, du har noteret tidligere.
Husk, dette er forretning, og disse mennesker har meget på deres tallerken. Bliv ikke blomstrende eller doting eller langvarig. Få til det punkt, vær høflig om det og respektfuldt logge af.
Betydningen af redigering
I virkeligheden er det ikke meget anderledes at skrive et bestyrelsesmedlem end at skrive et formelt forretningsbrev, bortset fra at det er en gruppe mennesker, og det kan have mere ridning på det, alt efter hvorfor du skriver.
De fleste mennesker overstyrer at skrive, når den vigtigste del virkelig redigerer. Tag altid en pause efter at have skrevet noget, så hovedet rydder og du vender tilbage med friske øjne.
Tag mindst tre redigeringspas. Kig efter grammatikfejl, unødige ord og en alt for afslappet tone. Folk fejler ofte at være koncist med at være uhøflige, men at skrive konsist er stærk og til det punkt, begge kvaliteter, der spiller godt i forretningskorrespondance.
Vær alligevel respektfuld og lidt ærbødig, men lad ikke eller læg noget på for tykt.
Kend dit formål
Som nævnt er det vigtigt at vide, hvorfor du skriver. Det er muligt, at de tre mest almindelige breve du skal skrive er at anmode om noget, at træde tilbage eller acceptere en mulighed.
afgående: Når du går fra et firma, projekt eller endda bestyrelsen selv, skal du sige, at du er taknemmelig, at du havde mulighed for det. Forklar, i fortrinsvis en sætning, hvorfor du opsiger - af personlige årsager at udforske en ny mulighed, fordi du ønsker en forandring - uden at dele detaljer. Hold det kort og professionelt. Hvis du kan, tilbyder at være tilgængelig, hvis det er nødvendigt i fremtiden.
Accept: Dette kan være et enkelt afsnit efterfulgt af en taknemmelighed. Sig, du er stolt af at acceptere muligheden, du ser frem til at bidrage, og du er taknemmelig for bestyrelsens tro. Undlad at dvæle på projekter eller hensigter; det er der kontrakter for.
Anmoder: Angiv straks, hvad du anmoder om. Forklar hvorfor. Hvis du har dokumentation for, hvorfor anmodningen er gyldig, dokumentér det kort. Undgå løfter om præstationer eller resultater, da disse kun skal angives i en kontrakt eller projektplan, hvor du har forhandlingsevne. Tak for deres overvejelse og tilbud om at være til rådighed, hvis de har spørgsmål eller kræver præcisering.
