Der er ingen hårde og hurtige regler, når du skriver til flere personer bestående af et bestyrelse, hvilket betyder, at du har flere muligheder for at adressere dit brev. Generelt vil du forberede et brev, når bestyrelsen er så stor, bliver det besværligt at adressere hver enkelt direktør hver for sig. For mindre bestyrelser kan du skrive et særskilt bogstav for hver person og bruge "carbon copy" notationen til at henvise til de andre modtagere.
Når man skriver til et stort styre
Hvor bestyrelsen består af fem eller flere personer - dette nummer er vejledning, ikke en regel - det er almindeligt at udarbejde et brev adresseret til bestyrelsen som en gruppe og sendt til det selskab, de styrer. Her er et eksempel:
Bestyrelsen
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Din hilsen skal læses "Kære Bestyrelse:" eller "Kære medlemmer af bestyrelsen:" efterfulgt af et kolon, ikke et komma. Hvis du er virksomhedsejer eller et andet bestyrelsesmedlem, er det acceptabelt at bruge den uformelle hilsen "Kære bestyrelse" eller "Kære alle:"
Brug af en distributionsblok
Da mange bestyrelser mødes sjældent, måske en gang om måneden eller så, kan du ønske at sende en kopi af gruppebrevet til hvert enkelt bestyrelsesmedlem i deres hjem eller permanent forretningsadresse. Dette sikrer, at dit brev læses og kan håndteres forud for det næste bestyrelsesmøde. For at opnå dette skal du skrive en distributionsblok i slutningen af brevet med navn og adresse på hvert bestyrelsesmedlem. Udskrive flere kopier af brevet og send en kopi til hver person på distributionslisten.
Når du skriver til en lille bestyrelse
Ved adressering af en mindre bestyrelse - for eksempel med tre eller fire direktører - skal du liste hver modtager ved navn. Din adresseblok ser nu sådan ud:
Robin Birch, formand
Mr. Jack Haslam, direktør
Dr. Olivia Blower, direktør
ABC Property Corporation Bestyrelse
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Din hilsen skal derefter liste direktørernes navne i samme rækkefølge som adresseblokken: "Kære Ms Birch, Mr. Haslam og Dr. Blower:" Det er fint at bruge fornavne, hvis du kender modtagerne godt, og det er dit sædvanlige kommunikationsmåde. Etiquette kræver, at du sender et separat brev til hver person, så udskrive og underskrive en original kopi af brevet og konvolutten for hver modtager.
Brug af CC Notation
Hvor bestyrelsesmedlemmer er placeret på forskellige adresser, er det fornuftigt at skrive et særskilt brev til hver modtager. Her skal du bruge "courtesy copy" eller "carbon copy" notation for at lade hver modtager vide, hvem der ellers har modtaget brevet. Gør dette ved at tilføje bogstaverne "cc:" efterfulgt af navnene på de andre modtagere nederst i brevet, umiddelbart under din underskrift og trykt navn. Her er et eksempel på formateringen:
Robin Birch, formand
ABC Property Corporation Bestyrelse
123 City Street
San Francisco, Californien 94105
Kære Ms Birch:
Brev
Med venlig hilsen
Dit navn
CC: Mr. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Du vil adressere dit andet brev til "Mr. Jack Haslam" cc'ed til "Ms. Robin Birch og Dr. Olivia Blower" og så videre. Det er en god idé at korrekturlæse alle dine kopier for at sikre, at du har inkluderet den rigtige modtager og høflighedskopienavne.
