Systemer og procedurer er afgørende for en vellykket drift af en virksomhed. Ifølge Michael Gerber sparer forretningskonsulent og forfatter af bedst sælgende forretningsguide "The E-Myth" systemdrevne virksomheder tid, forårsager mindre stress og tjener flere penge end virksomheder, der drives af ordet og instruktioner fra ejeren. Oprettelse af kontorprocedurer er en øvelse i logik og organisation, bedst udført i en trinvis ordning.
Definer omfanget af proceduren, præcis hvad proceduren er beregnet til at gennemføre. Vær rimeligt detaljeret, men ikke omhyggeligt. Du har f.eks. Brug for en procedure til håndtering af indgående mail, der adskiller sig fra en procedure til håndtering af udgående mail. Du behøver ikke en anden procedure for junk mail, regninger, magasiner og personlig mail. Disse underkategorier kan indarbejdes i samme generelle overskrift.
Definer hvem der er ansvarlig for at sikre, at proceduren er færdig, herunder deadlines eller tidslinjer forbundet med processen. Den ansvarlige person behøver ikke at gøre det personligt, men skal kontrollere med den delegerede, der er tildelt for at sikre færdiggørelse og inspicere kvalitet. Denne definition er bedst tildelt en titel snarere end en person, selvom du ved hvem der skal gøre jobbet lige nu.
Skriv de individuelle opgaver, der er forbundet med denne proces. Sæt dem i kronologisk rækkefølge.
Skriv en beskrivelse af hver opgave, herunder rimelige tidsfrister, de nødvendige værktøjer og de nødvendige grundlæggende handlinger. Inkluder en "færdiggørelsestilstand" - hvad opgaven ligner, når den er færdig. Afslutningsstaten er af afgørende betydning for at inspicere medarbejdernes præstationer for arbejde og bedømmelse.
Skriv ned konsekvenserne af manglende gennemførelse af en opgave inden for den givne tidsramme. Dette omfatter disciplinære tiltag for medarbejderen og en beredskabsplan for problemer, der opstår som følge af fejlen.
