Selv i et enkeltpersoners kontor er organiserende kontorprocedurer afgørende for en effektiv drift af en virksomhed. Oprettelse af et sæt organiserede procedurer gør det lettere at drive en virksomhed og reducerer mængden af tid, der er nødvendig for overheadopgaver, såsom arkivering, indkøb og grundlæggende papirarbejde.
Elementer du skal bruge
-
Ordbehandlingssoftware
-
Printer
-
Tre-ring bindemiddel
Lav en liste over procedurer, der skal organiseres. Sørg for at du lister alle kontorprocedurer, som du forventer at gøre i fremtiden, selvom de gøres sjældent.
Bestem den person, der for øjeblikket er ansvarlig for hver kontorprocedure. Hvis mere end en person er ansvarlig, skal du identificere den person, der udfører proceduren mest effektivt, eller hvem er mest formuleret om at beskrive proceduren.
Anmod om, at hver person skriver ned en detaljeret beskrivelse af, hvordan de udfører hver kontorprocedure. Sørg for, at hver person følger et trin for trin, klart format ved at give en skabelon eller en prøve af, hvordan hver beskrivelse af kontoproceduren skal skrives. Anmod om, at hver person giver en kopi af deres beskrivelse i et fælles tekstbehandlingsdokumentformat.
Kombiner alle kontorbeskrivelsesbeskrivelser i et enkelt master dokument, organiseret i kapitler efter funktion. For eksempel gruppere alle regnskabsprocedurer i et enkelt kapitel, alle forsendelsesprocedurer i et andet kapitel.
Udskriv det komplette dokument og giv mindst ét tre-ring-bindemiddel med alle kontorprocedurer til dine medarbejdere. Giv hver medarbejder et særskilt dokument, der dækker alle kontorprocedurer, som de er ansvarlige for, og sørger for, at alle medarbejdere læser dokumenterne vedrørende de kontorprocedurer, som de regelmæssigt udfører.
