Virksomheder bruger manualer til kontoradministration til at uddanne medarbejdere, oprette eller købe software og forbedre effektiviteten på kontoret. Software er en stor del af kontoroperationer og kræver procedurer til at definere computeroperationer som sikkerhed, databaseoprettelse og adgang, e-mail-protokol og virusbeskyttelse. Proceduren manualen vil ofte inkludere flowcharts, der hjælper med at skabe eller købe software, der opfylder behovene på dit kontor.
Kontoradministratorer er ansvarlige for at behandle og administrere poster og dokumenter; forberedelse til møder, konferencer og særlige arrangementer gøre rejsearrangementer; og kommunikere med kunder, ledelse, leverandører og medarbejdere. En effektiv procedurehåndbog beskriver kontorpraksis klart og med så meget detaljer som muligt. En ny medarbejder skal kunne henvise til manualen for information om kontorprocedurer.
Elementer du skal bruge
-
3-ring bindemiddel
-
Ordbehandlingssoftware
Sådan skriver du administrativ kontorprocedurer
Identificer procedurerne
Office administration procedure manual vil bestå af flere procedurer. Begynd med det højeste niveau, de fleste generelle procedurer, og arbejd ned til det mest detaljerede. Der bør være et fladskærme på højt plan, der angiver, hvordan hver procedure passer ind i den kategori. Flowcharts gør det meget nemt at træne nye medarbejdere, da det er en grafisk fremstilling af deres arbejdsgang. Nedenstående eksempel er en simpel illustration af nogle kontorprocedurer.
1. Office Records
1.1 Indkøbsforsyninger 1.2 Filtering 1.3 Mailhåndtering 1.4 Planlægning
1.3 Mailhåndtering
1.3.3 Modtag post -> 1.3.4 Sorter post -> Kræver øjeblikkelig svar? -> Ja -> Marker som presserende -> Lever Nej -> Marker ikke -> Lever
Når du skriver manualen, skal du angive skriftlige detaljer for hvert underrubrik. For eksempel:
1.3.3 Modtag e-mail E-mailen sorteres i postrummet og leveres til hver afdelings postboks kl. 10.00. Kontorassistenten opfanger posten, sorterer den (se 1.3.4) og afgør om posten kræver øjeblikkelig respons (se 1.3.5).
Indsamle procedureoplysninger
Dette er det vigtigste skridt i skriveprocessen og vil kræve mest tid. Sørg for at forstå proceduren, du beskriver og projektets omfang. Forstå publikum for denne procedure og hvordan den passer til procedurer på højere niveau. Hvem er leverandører til proceduren? Hvem er ejere og emneeksperter? Hvem er kunderne? Når du har en klar forståelse af ovenstående, skal du følge disse trin:
- Skriv et sæt interviewspørgsmål. Hvad er det, du skal vide for at skrive en detaljeret procedure?
- Gennemfør interviews og dokumenter resultaterne.
- Opret et rutediagram, der viser input til processen, arbejdsstadene og output.
- Gennemgå de flowdiagrammer, du har oprettet med procesejere for nøjagtighed.
Skriv et udkast til håndbog
Vælg et format til manualen og sørg for, at ledelsen er enig med det format. Skitsere hele manualen. Du ønsker ikke at omskrive manualen, fordi der ikke er enighed om formatet eller indholdet. Brug et 3-ring bindemiddel, så ændringer og opdateringer kan gøres nemt. Medtag følgende for hver procedure dokumenteret:
- Titel
- Introduktion
- Oversigt
- Revideringsdato
- Procedure ejer - Brug titler efter behov og undgå at bruge personlige navne
- Flowchart med trin-for-trin beskrivelser
- Definitioner
- Materialer eller software, der anvendes i proceduren
- Illustrationer, tabeller, diagrammer og grafik efter behov
Gennemgå og rediger
Læs manualen af det ansvarlige ledelsesteam, procedurens ejer og procedurens kunde. Hvis kunden er ekstern til organisationen, skal du sørge for at have godkendelse fra ledelsen, før du anmelder en anmeldelse.
Du vil måske have andre end forfatteren til at gå igennem hvert trin i processen for at teste dens nøjagtighed og fuldstændighed. Hvis der er juridiske begrænsninger, skal du sørge for, at din interne juridiske organisation gennemgår håndbogen for overholdelse.
Analyser og korrigér eventuelle mangler, der blev fundet under gennemgangsprocessen, og skriv den endelige version. Få endelige godkendelses signaturer på det rette niveau, inden du offentliggør dokumentet.
Udpeg en enkelt ejer af manualen, der er ansvarlig for at dokumentere opdateringer.
