At holde et forretningsmiljø organiseret er en nøgle komponent til en succesfuld virksomhed. Kontorprocedurer er retningslinjerne for det organiserede miljø.Ved at følge detaljerede trin til opsætning af kontorprocedurer kan dit team fokusere på virksomheder i stedet for elementer, der tager dig væk.
Gennemgå nuværende procedurer. Forståelse af aktuelle procedurer skaber en basislinje for ændring. Hvis der ikke blev etableret nogen procedurer, er skriftlige procedurer observationer et godt første skridt.
Indsamle feedback fra medarbejdere. Når dine baseline office procedurer er fanget, samle yderligere feedback fra kolleger. Spørg dem, "Hvad skal ændre? Hvad kan ændre? Er ordren for kontorproceduren korrekt?"
Identificer hvilke procedurer der fungerer. At vide, hvilke arbejder der hjælper, hjælper med at fokusere på procedurer, der ikke virker.
Identificer hvilke procedurer der ikke virker. Fremhæv forbedringsområderne, så anbefalinger kan arbejdes videre.
Anbefal ændringer af procedurer, der ikke virker. Brug listen fra ovenstående trin og mød med andre medarbejdere for at indsende anbefalinger til ændringer i procedurer, der ikke fungerer.
Itemize kontor procedure trin i detaljer. Nu hvor du har en liste over procedurer, der fungerer og anbefalede løsninger til dem, der ikke gør det, skal du skrive dem i detaljer. Fokuser på, hvordan en proces forbinder til den anden.
Udgiv kontorprocedurerne til medarbejderne. Den detaljerede dokumentation skal deles med alle medarbejdere, så alle kan bruge kontorets procedurer.
Tips
-
Kontorprocedurer offentliggøres bedst med en træningsmanual, spørgsmål og svar sessioner og et "ofte stillede spørgsmål" dokument. Antag aldrig en proces værker. Fortsæt med at overvåge det for løbende forbedringer.
Advarsel
Kontorprocedurer ses undertiden som hindringer for at gennemføre forretninger, så nogle ansatte kan være stædige til at ændre sig. Fokus på fordelene ved en kontorproces.
