Et konferencelokale bruges af virksomhedsledere til at afholde møder og arrangere arrangementer for medarbejdere eller besøger forretningsfolk. Opsætningen af et konferencelokale kan i høj grad påvirke, hvordan folk oplever et møde, da de, der sidder i ryggen, måske ikke kan høre eller se alt, der foregår på forsiden af rummet. Før du begynder at oprette et konferencerum, skal du analysere rummet for at bestemme, hvilken opsætning der fungerer bedst for det givne rum. På denne måde vil alle involverede have den samme oplevelse under præsentationer eller begivenheder.
Gå rundt i konferencelokalet, før du begynder at designe rummet. Find alle stikkontakter i rummet, da forsiden af rummet måske har brug for stikkontakter. Projektorer og skærme kan kræve elektricitet til at fungere, så indstil forsiden af lokalet, hvor afsætningsmuligheder er tilgængelige. Dette gøres for at minimere ledninger på gulvet, da folk kan tur over dem, når de går rundt i konferencelokalet.
Analyser størrelsen på rummet og sammenlign størrelsen til virksomhedens behov. Hvis virksomheden søger en plads til at have møder med 20 personer eller mindre på én gang, er opsætningen af borde og stole forskellig fra et rum, der skal holde hundreder af mennesker på et givet tidspunkt. Brug af en teater-stil opsætning med hævede rækker kan være mere effektiv til hundredvis af mennesker i modsætning til en U-form opsætning, da en U-form konfiguration er mere velegnet til 20 personer eller mindre. En enkelt konferencebord bør kun bruges, hvis virksomheden kun planlægger at være vært for mindre end 15 personer ad gangen, da medarbejdere i den ene ende af bordet skal kunne høre folk, der sidder i den modsatte ende.
Tilføj en præsentationsskærm eller projektor foran, før du tilføjer pladser og stole til rummet. Tilslut alle elektriske apparater og skjul ledningerne langs væggene eller under tæpper.
Placer tabellerne i den ønskede konfiguration, som du har valgt til konferencelokalet. Tabellerne skal placeres tæt sammen, hvis du bruger U-form-metoden. Teateropsætningen kræver, at tabeller placeres på hævede kasser eller platforme. Placer platformen i det ønskede rum, inden du begynder at tilføje tabellerne.
Gå rundt i rummet og placere dig selv bag bordet for at teste om hvert sæde er acceptabelt med hensyn til at se forsiden af rummet uden forhindringer. Placer ikke nogen i et sæde, hvor hun ikke kan se forsiden. Gør dette før stole er tilføjet til værelset, da det kan være sværere at ændre opsætningen med stole og borde på værelset.
Tilføj alle stole til konferencelokalet og tag stolene under borde for at spare gulvplads. Dette vil gøre konferencelokalet ser større og mere organiseret.
Tilsæt flasker med vand, kuglepenne, papirpuder og eventuelt frugt til konferencetabellerne før en begivenhed.
