Mange virksomheder udsteder kreditkort til medarbejdere til forskellige indkøb, herunder kontorartikler, forretningsrelaterede måltider og rejseudgifter. Men til tider kan medarbejdere misbruge firmaets kreditkort, i stedet for at skifte det for de forkerte typer arbejdsrelaterede udgifter eller, værre, til personlig brug, herunder kontantforhøjelser, personlige rejser, boligrelaterede udgifter og meget mere. Når du har fundet ud af, at en medarbejder har anvendt virksomhedskredit uegnet, skal du handle hurtigt, så andre medarbejdere ikke følger efter eller misbruget fortsætter.
Se over firmaets kreditoptegnelser for at afgøre, hvilke afgifter der er upassende eller ikke virksomhedsrelaterede. Fremhæv dem og lav kopier til både finansafdelingen og om nødvendigt medarbejderens personaleport. Dette giver dig ikke kun en ide om, hvor meget kortet er blevet misbrugt, men giver dig også et referencepunkt til brug, når du taler med medarbejderen.
Konference med menneskelige ressourcer, før du snakker med medarbejderen. Chancerne er, at de skal være i rummet med dig, når du spørger medarbejderen om afgifterne. Desuden kan de fortælle dig, hvordan man skal fortsætte, hvis medarbejderen indrømmer at misbruge kortet til personlig brug, især hvis han vidste det var imod selskabsregler.
Planlæg et møde med medarbejderen. Spørg om han modtog en kopi af selskabets retningslinjer, da han modtog kortet. Dette fortæller dig, om han var opmærksom på politikker vedrørende virksomhedens kreditbrug. Giv ham en chance for at forklare og finde ud af om afgifterne var bevidste, hvis han selv er ansvarlig for afgifterne, eller hvis det blot var tilfældet med at bruge det forkerte kort til de forkerte indkøbstyper. Hvis handlingen var ondsindet og bevidst, må du muligvis tage disciplinære handlinger. Sværhedsgraden af disciplinen bør afhænge af hans samlede rekord såvel som det beløb, der er opkrævet, hans vilje til at indrømme sin indiskretion og det niveau af anger han viser. Optag samtalen, med hans tilladelse, i tilfælde af at du skal fortsætte sagen yderligere, som f.eks.
Initier uanset handlingsplanen passer til misbruget. Hvis det blot var et spørgsmål om utilsigtet misbrug, gentager du retningslinjer for kort brug og giver medarbejderen en anden chance. Hvis afgifterne var målbevidste, skal du bruge din virksomheds retningslinjer for at træffe den bedste beslutning og tage hensyn til medarbejderens historie og arten af afgifterne.Hvis gebyrerne løber ind i tusindvis, betragtes det som storslået tyveri i de fleste stater, og du kan ikke have andet valg end at kontakte din lokale politi afdeling og få dem til at forfølge gebyrer mod medarbejderen.
Institut strengere retningslinjer for brug af kreditkort. Ifølge Inside Indiana Business-webstedet skal du tjekke gebyrer hver måned og markere dem, der ser mistænkelige ud. Gør det en regel for medarbejderne at spørge, før de tager et gebyr over en vis mængde penge. Begræns antallet af kort, du giver ud til medarbejderne, så det kun er dem, der skal regelmæssigt købe forsyninger til virksomheden for at opretholde en virksomheds kreditkonto.
