Mens hurtige e-mails og telefonopkald er tilstrækkelige til mange forretningsformål, er der stadig nogle ting, der skal håndteres med et brevs permanentitet og professionalisme. Forskellige situationer kræver forskellige bogstaver, og selvom der er mange forskellige grunde, kan du finde dig selv nødt til at skrive et professionelt brev. Det kan være nyttigt at gøre dig fortrolig med nogle af de mere almindelige typer forretningsbrev på forhånd.
1. Bestil placeringsbreve
Som navnet antyder, skrives en ordreplacering for at bestille vare. Disse bogstaver er meget almindelige, men de er også meget formelle og bør skrives på en meget præcis og specifik måde. Derfor kan det være nyttigt at slå op en skabelon til disse bogstaver, inden du skriver en.
2. Indledende salgsbrev
Når du vil sælge produkter til en ny kunde, skal du introducere dig selv. Dette ligner meget på den måde, du vil introducere dig selv på en fest, da du vil lave et godt første indtryk i begge situationer. Du vil vise din målkund, hvilke produkter eller tjenester du tilbyder, hvordan disse kan hjælpe dem og hvad der gør din virksomhed anderledes end andre.
3. Cirkulære brevmeddelelser
Et cirkulære er så navngivet, fordi det er cirkuleret til et stort publikum. Med andre ord, mens de fleste bogstaver er private korrespondance mellem to eller flere parter, distribueres et cirkulære til store grupper på én gang. Fordi disse er beregnet til mange læsere, skal de være skrevet til din målgruppe. Husk at også holde dem generiske nok til at appellere til alle, der modtager dem.
4. Bekræftelsesbrev
Disse breve sendes kun for at anerkende, at dit firma har modtaget et forretningsdokument eller en pakke. De fungerer som kvittering og skal sendes så snart varen er modtaget.
5. Opfølgningsbreve
Opfølgningsbreve kan sendes efter mange typer korrespondance. En jobansøger kan sende en opfølgning efter et interview. En sælger kan sende en en uge eller to efter at have sendt et indledende salgsbrev. De kan sendes efter et møde for at gentage de aftaler, der er indgået af begge parter. I det væsentlige tjener disse blot til at minde modtageren af en forudgående kommunikation og tilskynde til fremskridt på det næste trin i forholdet eller projektet.
6. Kundeservice Apologibrev
I erhvervslivet går det til tider forkert. Uanset om det var din virksomheds skyld og uanset om det kunne have været forhindret, kan et undskyldningsbrev gå langt i at afhjælpe et forhold med en forkert kunde. Disse breve passerer ofte gennem den juridiske afdeling for at sikre, at virksomheden ikke udsætter sig for juridisk ansvar.
7. Brev af interesse
Mens interessetilkendegivelser oftest anvendes af jobsøgende, der giver arbejdsgiverne meddelelse om deres interesse i en stilling hos virksomheden, kan de også bruges til at udtrykke, at din virksomhed er interesseret i at arbejde på et bestemt projekt med en anden virksomhed eller nonprofit organisation.
8. Letters of Condolence
Uanset om du mister tabet af en medarbejder, rival, partner eller nogen anden i din professionelle cirkel, er kondoleringsbrev ikke let at skrive, men kan være en berørende gestus for de mest påvirket af døden.
9. Kontoret memorandum
Selvom notater ofte er uformelle, er disse interne kommunikation ligesom forretningsbrev fra en medarbejder til en anden. Notater kan skrives på næsten ethvert emne, lige fra dress code tilføjelser til alvorlige medarbejder overtrædelser.
10. Bekendtgørelse
Selvom det altid er dejligt at rose en medarbejder, der går ud over, bør disse være forbeholdt virkelig bemærkelsesværdige handlinger, da jo oftere de er udtømt, jo mindre betyder de for dem, der modtager dem.
