Ligegyldigt din branche, forståelse for, hvordan man skriver et grundlæggende forretningsbrev er et must for alle forretningsfolk. Selv om grundlæggende business korrespondance er meget almindelig, er der flere typer forretningsbrev i teknisk skrivning. Erhvervsbreve varierer efter målgruppe, formål, forfatter og bestemt format.
Genoptag Cover Letter
Forretningsfolk bruger genoptagelsesbrevet i jobansøgningsprocessen for at "sælge" sig til den organisation, de forsøger at deltage i. Omslaget er det første indtryk, du som jobsøgende vil gøre på din potentielle arbejdsgiver, og arbejdsgivere bruger ofte omslaget som en lakmusprøve for at afgøre, om genoptagelsen er værd at læse. Ifølge Purdue Online Writing Lab skal du skrive dit CV-brev i en fortællende stemme og fremhæve de erfaringer og færdigheder, der har forberedt dig til det job, du søger. Skrivecenteret ved University of North Carolina på Chapel Hill foreslår at skrive i en tone, der ligger mellem ekstremt samtale og ekstremt formel. Brug ofte aktivitetsord, når du skriver dit følgebrev, og brug den hjælpesøgne annonce eller jobbeskrivelse til at finde nøgleord, f.eks. "Detaljer orienteret", der skal medtages i dit brev.
Persuasive Business Letter
Hvis du skriver et overbevisende forretningsbrev, forsøger du at overbevise modtageren om at tage de handlinger, du anbefaler. Du kan skrive denne type forretningsbrev til en medarbejder, vejledende, klient eller kollega eller til andre parter inden for eller uden for din organisation. Et overbevisende forretningsbrev skal angive formålet (at overbevise) inden for de første par sætninger, ifølge EnglishClub. Erhvervskrivning er kortfattet, fordi forretningsfolk er stereotypisk optaget. Det er meget vigtigt for dit brev at komme til det punkt hurtigt og ikke spilde tid med unødige introduktioner, socialisering eller detaljer. Angiv handlingsforløbet, som du gerne vil have, at din læser tager inden for de første par linjer og tilbringer legemet af brevet, der beskriver fordelene ved handlingen eller forklarer, hvorfor det skal tages. Sørg for at medtage alle nødvendige detaljer. EnglishClub foreslår også, at du også klart angiver, om du har brug for et svar.
Når du skriver et overbevisende forretningsbrev, skal du analysere dit publikum. Hvem du skriver til, vil bestemme, hvilken information du indeholder. For eksempel vil du kun tilføje en introduktion, hvis den person, du skriver til, ikke kender dig. Derudover vil en leder finde forskellige fordele i løbet af handling end en klient.
Letters of Apology
Selvom de er en af de mest almindelige typer forretningsbrev, er undskyldningsbreve også en af de sværeste at skrive. Du skal skrive til "redde ansigt", så din virksomhed kan bevare integriteten samtidig med at man giver en oprigtig undskyldning for indiskretionen. Ligesom andre forretningskommunikationer, kom lige til det punkt. Skriv hensigten med brevet - at undskylde - og hvad du undskylder for i første afsnit. Ifølge ABusinessResource skal dit næste afsnit spørge den forurettede part til at tilgive fejlen og forklare, hvordan fejlen blev foretaget, samt alt, hvad der gøres for at sikre, at det ikke sker igen. Endelig skal du gentage din undskyldning og tilbyde at gøre op for fejlen med rabat, gratis varer eller på en anden passende måde. I et undskyldningsbrev synes det aldrig at være defensivt og altid give kontaktoplysninger til en, der bedst kan løse problemet.
