En standard driftsprocedure er et skriftligt dokument med detaljerede konkrete handlinger til at tage for at fuldføre en gentagen opgave eller proces. SOP'er følger ingen sæt skitse eller skabelon, da de varierer efter organisation og brug. F.eks. Vil en SOP for produktionsoperationer i et produktionsanlæg variere meget fra den ene, der er etableret for træningssalgspersonale i et detailmiljø.
mål
Virksomheder kan udføre SOP'er for at reducere affald og øge overskuddet. Et nonprofit kan bruge en SOP til at tjene samfundet bedre. Nogle virksomheder anvender SOP'er for at sikre overholdelse af statslige bestemmelser eller for at forbedre sikkerheden på arbejdspladsen. Selvom årsagerne til at søge forbedring kan variere noget, uanset hvilket miljø der anvendes en SOP, Hovedformålet er at forbedre effektiviteten i en vis kapacitet.
David Grusenmeyer, seniorforlænger tilknyttet Cornell University, kalder varianter i et operativsystem "fjenden" af kvalitet og effektivitet. Således kan en standard operativ procedure anvendes til at strømline operationer ved at oprette et uforanderligt sæt trin for at opnå et specifikt mål.
Hvorfor bruge SOP'er?
Organisationer fra det amerikanske militær til nonprofits til store virksomheder bruger SOP'er til at:
- Forbedre effektiviteten.
- Forøg kvalitet.
- Sørg for sikkerhed.
Specifikke SOP'er kan skrives til produktionslinjer, oprydning af arbejdspladsen, medarbejderuddannelse, lønningsprocessen og vurderinger af medarbejdernes resultater, blandt andre opgaver.
Forberedende arbejde for oprettelse af SOP'er
For at oprette en tilpasset SOP foreslår Grusenmeyer flere trin:
- Kig efter områder i din virksomhed, hvor standardoperationer vil være gavnlige.
- Ud fra dine resultater skal du angive et eller to områder, hvor succes er mest sandsynlig, og overskuddet vil blive mest berørt.
- For dine fokusområder, gå over de trin, der er nødvendige for at udføre hver operation og rangordne dem efter betydning.
- Endelig indsamle et team af ledere og medarbejdere med størst viden om processen og koordinere med gruppen for at oprette SOP'erne.
Skrivning af SOP
Navngiv SOP'en og beskriv hvilke opgaver der er medtaget. Beskriv beskrivelsen i beskrivelsen:
- Hvem vil gøre arbejdet.
- Hvilke materialer og udstyr er påkrævet.
- Hvad slutresultatet skal være.
Giv specifikke trinvise oplysninger om, hvordan du udfører opgaven, til det punkt, hvor en uovervåget medarbejder kunne udføre opgaven tilstrækkeligt ved at følge vejledningen. Uddanne alle medarbejdere, der vil arbejde i en vis grad om opgaven om detaljerne i SOP, og overvåge og evaluere SOP konsekvent.
Tips
-
Hvis din organisation eller virksomhed skulle gennemføre en operation eller procedure én gang, som for et specielt projekt, ville en SOP være irrelevant. Men når gentagne procedurer er en del af forretninger, er oprettelsen af en SOP en god forretningsforvaltning.
