Hvis man skriver et forretningsbrev synes skræmmende, kan det være nyttigt at vide, at alle forretningsbrev skal følge en grundlæggende skabelon. Skabelonen kan bruges til næsten enhver forretningssituation og kan også bruges i e-mail.
Dato
Start dit brev ved at skrive hele datoen for dit brev omkring to inches fra toppen på venstre side af papiret. I USA er datoen altid skrevet som måned, dato og år: 23. april 2009.
Adresser og hilsen
Sæt ned en linje fra datoen og læg din gadenavn på en linje, din by, stat og postnummer på den næste linje, og din emailadresse på den tredje linje. Sæt ned to andre linjer og læg modtagerens navn på første linje, hendes titel på næste linje under det, hendes firmanavn på tredje linje, virksomhedens gadenavn under det, og hendes virksomheds by, stat og postnummer under det. Begynd dit brev med "Kære" og enten Ms. eller Mr. og personens efternavn, medmindre du ved, at personen bruger en anden ærefuld, såsom Dr. eller Rev., efterfulgt af et kolon. Øverst på dit brev, under datoen, vil se sådan ud:
123 Din Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Ms Clara Wills HR-direktør 456 Company Road Companycity, ST 67890
Kære Fru Wills:
Legeme
For legemet af dit brev, gør hvert afsnit efterladt retfærdigt (selv med venstre margen) og efterlad en linje mellem afsnit. Din skrivning i brevets krop bør være professionel og til punktet: Angiv klart bogstavets art, dine grunde til at sende det og hvad du håber at få som svar på brevet. Adskil hver ide om brevet i et særskilt afsnit. Hvis du har mere end en anmodning eller et formål for dit brev, skal du angive dem begge i dit indledende afsnit og derefter behandle hver især men separat i efterfølgende afsnit. Undgå at bruge akronymer eller forkortelser, da de kan forårsage forvirring: Stave præcis, hvad du taler om. Brug ordentlig grammatik og stavning, og skriv altid dit brev, før du sender det.
Lukning
Afslut dit forretningsbrev med "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen." Sæt ned fire mellemrum i et udskriftsbrev og læg dit fulde navn. Log ind mellemrummet mellem lukningen og dit navn. I en e-mail skal du sætte dit navn på næste linje efter afslutningen.
