Møder sker jævnligt i erhvervslivet, og minutter er de officielle dokumenter, der bruges til at registrere de trufne handlinger og beslutninger. Siden minutter bliver officielle dokumenter i virksomhedens øjne, skal eventuelle ændringer, der skal foretages i protokollen kræve et tillæg. Når du opretter et tillæg, skal du vide, hvornår og hvordan du skal præsentere det for mødeudvalget og tilføje det til de officielle minutter, så du ikke selv foretager disse ændringer.
Forbered kopier af de officielle minutter fra det sidste møde, så alle, der deltog i mødet, kan gennemgå dem.
Forsøg minutterne på næste møde. Det er sædvanligt for møderens formand at starte tingene ved at gennemgå protokollen fra det foregående møde. Alle deltagere skal læse gennem protokollen og godkende dem, før de går videre. Hvis nogen har noget at tilføje, ændre eller rette, så er det passende tidspunkt at sige det.
Skriv ned ændringerne i protokollen. Du kan skrive ændringerne direkte på din kopi af minutterne, eller tage noterne på et separat stykke papir.
Tillad, at medlemmerne alle er enige om de foreslåede ændringer i protokollen, som vil blive vist i tillægget. Hvis alle er enige, kan du gå videre med at oprette tillægget til protokollen.
Opret tilføjelsen efter mødet er afbrudt. Det er bedst at lave tilføjelsen lige efter mødet, så oplysningerne stadig er friske i dit sind. Brug minutskabelonen til at skrive i addendumoplysningerne.
Cirkuler de officielle minutter med det vedhæftede tillæg bagved dem til mødegruppemedlemmerne. Du vil måske ikke vente til næste møde for at gøre dette, hvis det er langt i fremtiden. Fremsend en elektronisk kopi af protokollen og tillæget via e-mail til gruppen, og lad medlemmerne vide, at deres feedback eller godkendelse er velkommen. Hvis alle i gruppen godkender protokollen med tillæg, bliver dette dit nye arbejdsdokument.
Medbring protokollen og tilføjelsen til dit næste møde for at få din formands underskrift. Protokollen bliver kun officiel, når formanden tager afkald på dem.
