Virksomheder samarbejder med eksterne virksomheder for regelmæssigt at levere en lang række vedligeholdelsesopgaver. Disse udenfor virksomheder omfatter rengøringsservice, plantepleje og affaldshåndtering. Disse aktiviteter falder uden for virksomhedens primære drift. Kontrahering af disse ansvarsområder giver virksomheden mulighed for at fokusere på sin forretningsdrift.
Indledende køb
Virksomheder indgår forudbetalt vedligeholdelseskontrakter i flere måneder ad gangen. Selskabet betaler hele kontraktens størrelse foran, og vedligeholdelsesselskabet lover at levere tjenesten i kontraktens løbetid. Når virksomheden træder i kontrakten, registrerer virksomheden kontrakten som et forudbetalt aktiv i regnskabet. Revisor registrerer dette ved at debitere "Forudbetalt vedligeholdelseskontrakt" og kreditere "Kontant" for det beløb, der er betalt for kontrakten.
Periodisk justering
Ved udgangen af hver periode udløber en del af kontrakten. I perioden leverer entreprenøren vedligeholdelsestjenester til virksomheden. Da den fulde betaling allerede er foretaget, er der ikke behov for yderligere betalinger. Udløb af kontraktdelen skal dog registreres. Revisor bestemmer omfanget af kontrakten, der udløber ved at tage fuld betaling for kontrakten og opdele den efter de taleperioder, der er omfattet af kontrakten. Revisor debiterer "Vedligeholdelsesudgifter" og kreditter "Forudbetalt vedligeholdelseskontrakt" for dollarbeløbet for den udløbne del af kontrakten.
Balancerapportering
Forudbetalte vedligeholdelseskontrakter er aktuelle aktivkonti. Et aktuel aktiv vil blive brugt inden for et år. En forudbetalt vedligeholdelseskontrakt strækker sjældent ud over et år og kvalificerer som et løbende aktiv. Balancen opdeler aktiver i omsætningsaktiver og ikke-løbende aktiver. I balancen vises de nuværende aktiver først.
Resultatopgørelse Rapportering
Resultatopgørelsen kommunikerer virksomhedens rentabilitet ved at fratrække udgifter fra indtægter til bestemmelse af nettoindkomst. Revisor omfatter alle driftsomkostninger. Den udløbne del af vedligeholdelseskontrakten eller "Vedligeholdelsesudgifter" indberettes i resultatopgørelsen for at nå virksomhedens nettoindkomst.
