En beredskabsplan er en foreslået ændring i virksomhedens strategiske retning som reaktion på uforudsete hændelser, der medfører, at de økonomiske resultater varierer væsentligt fra det forventede eller det forventede. Virksomhedsejere udarbejder beredskabsplaner, fordi de erkender, at det er svært at præcist forudsige fremtiden. At håndtere uvisst er en del af hver virksomhedsejers jobbeskrivelse.
Hvorfor beredskabsplaner er nødvendige
Under planlægning træffer virksomhederne vanskelige beslutninger om, hvordan man fordeler deres ressourcer, som omfatter kapital-, personale- og produktiv kapacitet. Disse beslutninger er baseret på antagelser om det forretningsmiljø, virksomheden står over for i det kommende år og derover. Mange gange ændrer dette miljø efter planerne er implementeret. Konkurrenter uddyber deres egne strategier for at få større markedsandel. Den generelle økonomi kan vende op eller ned - nogle gange pludselig og med ringe advarsel. En virksomheds strategiske plan slutter at være ude af synkronisering med miljøet, og der skal foretages ændringer.
Når beredskabsplanlægning er udført
Mange virksomheder udarbejder beredskabsplaner under deres årlige planlægning, når de sætter den strategiske retning for det kommende år og på længere sigt. Men nogle ledere stræber efter at indarbejde beredskabsplanlægning i deres beslutningstagning hele året og anerkender det som et nyttigt redskab til at håndtere både store og små problemer. Et mindre problem ville være en konkurrent, der overbeviste en nøgleansvarlig for at forlade virksomheden til at arbejde for ham. Hvis virksomhedsejeren allerede havde en udskiftet træning eller i det mindste valgt, ville ændringen medføre minimal forstyrrelse i afdelingspræstationen.
Kreativ proces
Beredskabsplanlægning kræver kreativ strategisk tænkning - at kunne forestille sig, hvilke hændelser der kunne opstå for at skubbe virksomheden væk fra det påtænkte økonomiske kursus. Beredskabsplanlægning kaldes også at udvikle "what-if" -scenarier. Under møder spørger ledere hvordan virksomheden vil reagere, hvis en bestemt begivenhed er sket. Disse møder skal være åbne og freewheeling, så alle ideer kan udtrykkes uden kritik.
Ikke altid negativ
Beredskabsplanlægning bør ikke betragtes som noget, der udelukkende er beregnet til at imødegå negative begivenheder. Det er også et værktøj til planlægning forude for at udnytte de muligheder, der måtte opstå i løbet af året. Et eksempel ville være at have kapitalkilder på plads, der kan bruges til at erhverve en konkurrent, hvis ejere uventet annoncerer, at de ville være villige til at sælge.
Fordele
Beredskabsplanlægning skærper ledernes strategiske tænkningskompetencer. De bliver mere opmærksomme på det stadigt skiftende forretningsmiljø, virksomheden opererer i, og hvordan det kan påvirke virksomhedens succes. At have beredskabsplaner på plads muliggør hurtigere reaktion på uventede begivenheder og kan mindske skade på indtægter og fortjeneste. En detailbutik kunne finde sin virksomhed forstyrret af gadenes reparationer, der gør det vanskeligt for kunderne at parkere og komme igennem hovedindgangen. Butikken skal have en beredskabsplan på plads for hurtigt at omarrangere bagindgangen, så kunderne kan komme på den måde, herunder skiltning for at advare kunderne om forandringen.
