Kontorprocedurer er den accepterede standard for at drive forretning inden for en bestemt arbejdsplads. Sådanne standarder kan variere afhængigt af industrien, arbejdsbyrden, den geografiske placering, professionalisme på kontoret eller virksomhedens størrelse. Kontorprocedurer i en medicinsk, dental eller juridisk praksis vil f.eks. Være meget forskellige fra dem i en byggeri, detailhandel eller importvirksomhed. Der er dog nogle "normer" for kontorprocedurer på tværs af brancher.
Telefonprocedurer
Alle kontorer kræver professionel og høflig telefonkunst. Besvar telefonen straks, tal tydeligt og høfligt, og aldrig forlade en opkalder mere end et par sekunder uden at vende tilbage til opkaldet - selvom alt sagt er: "Jeg arbejder stadig på din anmodning."
Tag meddelelser til arbejdere, der er ude af kontoret eller utilgængelige. Angiv navn, dato, klokkeslæt og telefonnummer til den, der ringer op, sammen med formålet med opkaldet, hvis det er angivet. Når et voicemail-system er på plads, skal du bede opkaldsmanden, hvis hun gerne vil forlade en voicemail, og derefter overføre hende til voicemail-systemet. Det er uhøfligt at overføre et opkald uden at underrette opkalderen på forhånd om overførslen.
Records Management
Specifikationerne for journalhåndtering varierer meget fra kontor til kontor, men detaljerne i alle forretninger skal opretholdes på en ordnet og professionel måde. Opbevar kopier af alle kvitteringer, fakturaer, kontoudskrifter, arbejdsordrer, forslag, joboverslag, korrespondance, rapporter og andre dokumenter produceret af virksomheden.
Opret filer for hver leverandør, kundekonto, salg eller projekt, baseret på virksomhedens specifikationer. Marker alle mapper klart og arkiver dem på en let tilgængelig placering, hvor de hurtigt kan hentes, når det er nødvendigt. Dette er krav til korrekt forvaltning af enhver virksomhed, uanset industri.
Mailhåndtering og distribution
Håndtering af indgående og udgående mail varierer også på kontoret, men behandler al mail som vigtig korrespondance og håndterer det hurtigt, især korrespondance med kunder og kunder.
Åbn og rutepost til den relevante afdeling eller medarbejder, afhængigt af specifikke virksomhedsprocedurer. Aldrig åbne poststemplet "personlig". Hvis indgående mail skal åbnes forud for distribution, skal du klipe konvolutten på bagsiden af korrespondancen, hvis der kræves en adresse eller afsenderinformation.
Væg udgående mail, hvis det er nødvendigt, og sæt den korrekte mængde porto i øverste højre hjørne. Hvis posten afhentes af en postbårer, skal du placere den i det rigtige udgående sted for afhentning. Hvis det er taget til det lokale postvæsen, skal du placere alle bogstaver i en kasse for nem transport. Tape alle pakker sikkert og mærke dem tydeligt for korrekt levering.
Computere og teknologi
At sikre datadata er ordentligt beskyttet er vigtigt i dagens kontor, der er afhængig af sådanne oplysninger. Udfør grundlæggende sikkerhedsprocedurer for at beskytte computerfiler og hardware.
For at beskytte dokumenter og software skal du oprette en daglig backup af alle computerfiler på et websted, der tilbyder en sådan tjeneste eller på et separat flashdrev eller zip-disk. Vær forsigtig, når du downloader filer og software fra internettet. Hold en virusbeskyttelsesprogrammering kørende, når en computer er tændt, og hold virusdatabasen up-to-date, da nye trusler opstår kontinuerligt.
Beskyt hardware med en stærk og pålidelig overspændingsbeskytter. Sluk computere om natten, når ingen bruger dem, og tag alle elektronik fra under kraftige lynvej.
