Mange organisationer planlægger medarbejdere til at arbejde 24-7, 365 dage om året for at imødekomme arbejdsbehov og at yde et højere serviceniveau end konkurrenter. Effektivt planlægning af medarbejdere til dækning af disse skift kræver en afbalancering af forventet efterspørgsel, ønskede serviceniveauer, tilgængelighed for medarbejdere og omkostninger. Da lønninger og fordele ofte er de største linjeposter inden for et afdelingsbudget, har planlægningens nøjagtighed en direkte indvirkning på bundlinjen. Mange virksomheder er afhængige af planlægningssoftware, også kaldet arbejdsstyringspakker, til at hjælpe med denne vigtige opgave.
Elementer du skal bruge
-
Produktivitetsrapporter
-
Regnearksoftware
-
Workforce management software (valgfrit, men anbefales)
Sådan planlægger du medarbejdere 24-7
Forstå de forretningsmæssige opgaver, der kræver personaleafdækning, såsom besvarelse af indgående salgsopkald, besvarelse af kundeemails eller indtastning af faxordrer. Genkend forretningsmæssige mål, målinger og kundeservice niveau forventninger til hver opgave. Bestem den gennemsnitlige tid, der kræves for at fuldføre hver opgave effektivt. Identificer eventuelle faktorer, som kan påvirke medarbejdernes produktivitet positivt eller negativt.
Bestem hvem der vil fuldføre arbejdet (fx repræsentanter, ledere) og på hvilke forretningssteder. Hvis der er flere arbejdssteder, skal du finde ud af om der er tidszoneforskelle. Overvej din blanding af deltidsansatte og fuldtidsansatte.
Bliv fortrolig med firmapolitikker eller lovbestemmelser, der kan påvirke dine planlægningsbeslutninger. Søg input fra din human resources afdeling.
Prognosen for virksomhedernes efterspørgsel ved hjælp af data, rapporter og prognoser. Analyser historisk arbejdsvolumen for de samme tidsperioder.Overvej fremtidige efterspørgselsudsving for sæsonbestemt, produktændringer, reklame, markedsforhold, forretningsvækst eller nedgang og andre relevante faktorer. Identificer det samlede antal forventede arbejde, fordelt efter tidstrin, som måned, uge, dag og time. Ved at skabe en meget detaljeret, efterspørgselsprognose kan du mere præcist forudsige bemanding behov.
Prognose personale undtagelser, som er de timer, medarbejdere vil være utilgængelige til at fuldføre arbejdsopgaver. Undtagelser omfatter sygedag, ferie tid, pauser, møder og træning. Gennemgå historisk information og lav antagelser om fremtidens undtagelsestid.
Opret en bemanding, "hvad hvis" model ved hjælp af WFM-software eller Microsoft Excel. Indgange skal indeholde opgaver, produktivitet, forventet arbejdsbyrde og undtagelsesprognoser. Outputs vil omfatte de forventede kundeserviceniveauer, bemanding og skiftdesign. Test forskellige medarbejdere modeller.
Afslut medarbejder / efterspørgselsmodellen, og lav derefter en plan for at dække de nødvendige skift. Planlæg både frontlinieansatte og ledende medarbejdere. Mange virksomheder tillader medarbejdere den mest anciennitet og den bedste jobpræstation at vælge deres ønskede skift.
Kontinuerligt overvåge og tilpasse tidsplaner, baseret på skiftende forretningsbehov.
Tips
-
Mange arbejdsgivere tilbyder incitamenter til medarbejdere, der arbejder de mindre ønskelige skift, betalt inden for timelønnen eller som en bonus.
Da arbejdsmængden svinger, er det almindeligt at planlægge nok medarbejdere til at klare de travleste eller maksimale timer inden for et bestemt skifte, og brug derefter mindre optagetider til træning eller pauser.
Advarsel
Selvom skiftende skift og tidsplaner, der ændrer sig konstant, kan tilpasse sig dine forretningsbehov, kan for mange ændringer påvirke medarbejdernes moral negativt. De fleste medarbejdere foretrækker ensartede tidsplaner.
