At holde dine medarbejdere på sporet kan være en vanskelig virksomhed, især hvis de har flere opgaver at jonglere. Planlægning af opgaver i forvejen sikrer imidlertid, at medarbejderne aldrig blindsided af pludselige forfaldsdatoer, og at arbejdsbelastningen er delt jævnt over hele dit hold. Der er flere måder at planlægge opgaver på, afhængigt af arten af din virksomhed og dine personlige præferencer.
Opdel dine vigtige opgaver i daglige, ugentlige og månedlige kategorier. Tildel en dag hver uge til dækning af ugentlige opgaver og en dag hver måned for de månedlige opgaver. Dette bryder op for eksempel opbevaring af vedligeholdelse, for eksempel, samtidig med at der sikres dybe rengøringsopgaver.
Giv hver enkelt af dine medarbejdere en tjekliste over daglig opgaver. Denne liste skal indeholde alt, hvad medarbejderen forventes at gøre den dag. Opgaver kan omfatte ting som at rense butikken, nulstille visuelle skærme eller regelmæssige vedligeholdelsesopgaver. Hvis det ønskes, tillader medarbejderne at opdele disse opgaver imellem, men de finder det passende.
Arbejde med ledere eller skiftledere for at fastslå en realistisk arbejdsbelastning for hver medarbejder. Det er vigtigt at holde medarbejderne optaget uden at overvælde dem, og direkte ledere får bedre input til hvad det vil medføre.
Placer de vigtigste opgaver nær fronten af listen. Accepter, at medarbejderne måske ikke altid gennemfører de opgaver, du planlægger. Med det i tankerne skal du sørge for at de begynder med de ting, der absolut skal gøres.
Tilbyde udkastslister til medarbejdere og bede om tilbagemelding om, hvorvidt de føler, at tidsplanen er realistisk og retfærdig. Dette er en glimrende måde at få dit personale involveret i vigtige beslutningsprocesser.
Udfør regelmæssige "check-ups" med medarbejderne for at sikre, at opgaverne bliver gennemført. Du bør også tale med medarbejderne for at forstå, om de er fortrolige med de opgaver, du har brug for dem til at gennemføre. Dette er vigtigt, da opgaver og forventninger ofte kan gå tabt i oversættelse, da de videreformidles gennem flere lag af ledelsen.
Tips
-
Mens en simpel trykt tjekliste ofte er nok til små virksomheder, kan du investere i opgave- / produktivitetsspecifik software, hvis du beskæftiger dig med en stor arbejdsstyrke.
