Du kan levere dårlige nyheder til medarbejdere, kunder eller ledelse via en række forskellige metoder. Mange foretrækker at have negative beskeder leveret ligefrem og direkte. Andre foretrækker en mere subtil tilgang, der sætter budskabet på det mindst offensive sprog. Uanset hvad, skal du levere nyheder, der højst sandsynligt er uønskede og uvelkomne på en klar, præcis måde.
Oprethold forholdet
Bare fordi du har uønsket information til relæ betyder det ikke, at du skal beskadige forholdet til modtageren. Uanset om du lægger af medarbejdere, afviser en donationsanmodning eller nægter rejseudbetaling, skal du huske på, at situationen kan ændre sig i fremtiden, og din beslutning kan vendes. Tilføj et supplement til notatet, som for eksempel at fortælle medarbejderne, hvor meget du har vurderet deres bidrag. Forklar til fundraisers at i øjeblikket ikke dit budget tillader visse udgifter. Tilsætningen vil blødgøre slaget og holde åbne kommunikationslinjerne for mulige fremtidige relationer.
Ramme besked med positivt sprog
Ordene du vælger i notatet hjælper med at opretholde et positivt svar, selvom du leverer en negativ besked. For eksempel kan du bede om flere oplysninger om at behandle en monetær anmodning snarere end at skrive, at de angivne oplysninger ikke er acceptable. Fortæl medarbejderne hvad de kan gøre i stedet for hvad de ikke kan gøre. Skriv f.eks. "Bedes du klæde dig i business casual wear på fredagen" i stedet for "ikke bære jeans på afslappede fredage." Send en note til din kunde, der siger "du kan afhente dine varer på mandag" i stedet for "din ordre vil ikke være klar til næste mandag."
Forhindre juridiske konsekvenser
Firmememoer gør ofte deres vej uden for dine forretningsmure og i mediernes eller andre parters hænder. Undgå at bruge et hvilket som helst sprog, der tyder på ulovlig eller diskriminerende praksis. For eksempel, i stedet for at skrive "vores revisor forlader virksomheden, fordi han lavede omfattende fejl i årsrapporten," skriv "efter mange års anerkendt service, går vores revisor videre til andre muligheder." Klarhed hjælper med til at forhindre uønskede rygter fra spredning der kunne skade din virksomheds omdømme. En uklar negativ besked er "på grund af misbrug, forlader visse finansielle medarbejdere." Et bedre notat lyder. "Vi er glade for at kunne meddele, at nye finansielle medarbejdere er sat til at erstatte de udgående medlemmer af regnskabsafdelingen."
Buffer de dårlige nyheder
Negative notater resulterer ofte i onde følelser og vrede reaktioner. Du kan lindre eller i det mindste reducere mængden af falde fra dårlige nyheder, når du buffer det med gode nyheder. For eksempel, start et negativt notat med "du vil sætte pris på antallet af ekstra fordele, der indgår i din forsikringspolice", når du skal rejse forsikringsrenter. Hold bufferen i forbindelse med meddelelsen dog for at opretholde klarhed. Med andre ord, skal du ikke sige "det nye parkeringsdæk åbner næste uge", når du sender en besked om en nedsættelse af ydelserne.
