At kommunikere effektivt med medarbejdere er en af udfordringerne ved at være leder. I modsætning til en personlig samtale, hvor meddelelsen kan skræddersys til den person, der modtager den, når du taler med medarbejderne som helhed, skal du tale i en stil, der passer til alle. Dette kan være særligt vanskeligt, når du skriver et negativt notat - det er kritisk, eller det giver dårlige nyheder. Penning sådan et missiv kræver, at lederen er direkte, men også taktfuld. Målet bør være at tilskynde dine medarbejdere til at ændre deres handlinger uden at skabe dårlige følelser.
Lever de dårlige nyheder først. Når du skriver et negativt notat, er det generelt bedst at komme til de dårlige nyheder med det samme. Inkluderet en betydelig mængde ledelse til meddelelsen har flere ulemper: for det første kan det lyde som om du står i stå; For det andet kan nogle ansatte stoppe med at læse, før de kommer til notatets punkt; og for det tredje, hvis meddelelsen er forventet, vil mange medarbejdere alligevel springe over indledningen. Tonen i dette afsnit skal være ligetil, og faktane er tydeligt angivet. Forsøg at undgå vrede eller overdreven negativitet.
Tilbyd opmuntring. Når du har lagt ud de dårlige nyheder, skift tone og fokus på dit notat, så det er lidt mere optimistisk. Hvis dit brev har været kritisk, tilbyder du ros og opmuntring. Hvis du har leveret ubehagelige nyheder, understreger du det positive. Målet med dit job som leder er at lede, en opgave, der aldrig er vigtigere end i tider med trængsler.
Præsentere en løsning Et af de dilemmaer, som medarbejdere ofte står over for, når de modtager et negativt notat, ved ikke, hvilken handling deres vejledende ønsker, at de skal tage nu. I den tredje og sidste del af brevet beskrives en klar handling, som medarbejderne kan tage for at forbedre situationen. Denne vejledning skal give klare trin for medarbejderne og skal leveres i en optimistisk tone.
Læs det højt. Før du sender notatet, skal du se det over og derefter læse det højt. Læs det højt først til dig selv og derefter til mindst en anden person, der kan give feedback. Lyt omhyggeligt til dine egne ordvalg og prøv at høre et hvilket som helst sprog, der kan blive fortolket. Når du har foretaget disse rettelser, skal brevet være korrekturlæset for grammatik, tegnsætning og stavning - for at vise dine medarbejdere, at du har skrevet brevet omhyggeligt.
