Det gavner fagfolk til at have en stærk forståelse af business writing, især hvis de er i en administrativ stilling. Når din chef beder dig om at skrive noget i forretningsformular, f.eks. Et notat, skal du kende den rigtige måde at gøre det på. Ellers har du ikke den effekt, du ønsker på modtagerne. Du kan undgå dette scenario ved at vide, hvordan du skriver et notat i standard forretningsformat.
Lav et notat, der indeholder alle standardafsnittene, som indeholder overskriften, formålet, diskussionen og lukningen, rådgiver Hodu.com. Et resumé er et valgfrit afsnit.
Opsæt overskriften til dit notat. Alle notater vil have en standard overskrift, der indeholder fire linjer, der skal mærkes "Til", "Fra", "Dato" og "Emne".
Udfyld overskriften til dit notat. Efter "Til", skriv hvem brevet bliver distribueret til, som f.eks. En bestemt person, gruppe af mennesker eller afdelinger. Efter "Fra" placerer du enten dit navn eller navnet på personen, du skriver brevet til, f.eks. Din chef. Indtast distributionsdatoen efter ordet "Dato". Indsæt et par ord, der opsummerer formålet med notatet i linjen "Emne".
Skriv et kort stykke, der forklarer formålet med notatet i nogle få sætninger. Notatet kan være af informative grunde, forklare et problem eller anmode om en vis handling fra modtagerne.
Diskuter formålet med notatet i detaljer i de næste adskillige afsnit. Giv ikke unødvendige oplysninger eller gentag dig selv, men giver nok detaljer, så alle modtagere forstår årsagen til notatet og dens betydning.
Skriv eventuel handling, som skal tages af modtagerne i et afsluttende afsnit. Forklar, hvad der skal gøres, og hvordan man skal gøre det.
Tilføj et sammendragssektion til slutningen af dit notat, hvis det er længere end en side eller indeholder meget detaljerede, komplekse oplysninger. Dette vil hjælpe med at præcisere formålet med dit notat og give modtagerne en henvisning til at se tilbage uden at skulle læse hele notatet igen. Medtag alle dine vigtigste punkter samt eventuelle handlinger, der skal tages i sammenfattende sektion.
