Du behøver ikke et grønt kontor for at spare tid, energi og ressourcer i din virksomheds kommunikation. Sørg for, at to personer får den samme meddelelse på den mest effektive måde ved at adressere begge i samme forretningsbrev.
Når du har to adressater
Forestil dig, at du har et interview til dit drømmejob. Når du går ind på ansættelseslederens kontor, opdager du, at dit interview er med to ledere, ikke en. Det er meget nemmere at adressere kun et post-interview takbrev til begge ledere end at konstruere to separate bogstaver. I dette tilfælde får begge ansættelseschefer den samme besked - at du er interesseret i jobbet, og du sætter pris på deres tid. I et andet tilfælde vil du måske gerne henvende dig til en forretningsskrivelse til to personer, som er på forskellige steder, og det er helt acceptabelt og endda at foretrække, når du vil formidle en identisk besked til begge adressater.
Formatet
Formatet for dit forretningsbrev til to personer er det samme som for en person. Den øverste linje skal indeholde datoen, så er to linjer nede dit navn og returadresse. Spring over to andre linjer og brug en linje hver for adressatens navn og titel, gadenavn og suite nummer efterfulgt af byen, staten og ZIP. Når du tilføjer en anden person, skal du starte den anden adresses oplysninger to linjer ned fra den første adressat. Dobbeltklik altid stavningen, titel og postadresse for hver adressat - hvis du skal spørge receptionisten om de korrekte oplysninger. Mange virksomheder har specifikke adresser, der kan afvige fra virksomhedens fysiske placering.
Den korrekte ordre
Når du skriver et forretningsbrev til to personer, skal du følge den samme protokol for forretningsindførelser. Det er nemt at oplyse adressaterne, hvis du skriver til administrerende direktør og en afdelingsleder: Navn og postadresse for administrerende direktør bør først noteres på baggrund af organisatorisk hierarki. Hvis du ikke kender deres respektive stillinger, skal du angive navnene i alfabetisk rækkefølge ved hjælp af personens efternavn.
Hilsen
Skrive et forretningsbrev kræver en formel tone, såsom "Kære Mr. Smith" eller "Kære Ms Jones." Når du skriver til to mænd, skal du bruge pluralformen af Mr., som er Messer. For eksempel, start dit brev med "Kære hr. Smith og Jackson." Se også din tegnsætning. Et kolon efter hilsen er formelt og et komma er uformelt. Selvfølgelig, hvis du har fornavnet med begge adressater, skal du bruge "Kære Sue og John" med et komma.
Med venlig hilsen eller venlig hilsen?
Den lukning du vælger til din virksomhedsbogstav til to personer, kan også afhænge af forholdet du har med både og typen af virksomhed. "Med venlig hilsen", "Deres venlighed" og endda "Med venlig hilsen" er professionelle måder at lukke dit brev på, men "Med venlig hilsen" er almindeligt accepteret som standard og korrekt lukning. En fælles militærlukning er "meget respektfuldt", men hvis du skriver et post-interview takbrev, "Tak for din omtanke" tilføjer du et godt strejf.
