Skrivning af forretningsbrev kan være vanskelig. Du sætter dig ned for at dræbe et hurtigt brev og boom, du er stumpet lige i hilsen. At skrive til en person har nok problemer, hvis du ikke kender personens navn eller køn. Når du tilføjer et par personer, multiplicerer spørgsmålene. Hvor mange mennesker skriver du til? To, tre eller en skare? Kender du dem ved navn? Er de dine nærmeste venner eller forbundne bekendte? Heldigvis er der regler og retningslinjer for alle disse situationer.
Skriver til to eller tre
Hvis du skriver til to eller tre, er det et let svar: Skriv blot deres navne. Hvis du kender dem godt og er på fornavn, kan du bruge deres fornavne, f.eks. "Kære Will, Kiersten og Pat."
Hvis du ikke kender dem godt, eller du ikke er sikker på, om fornavne ville være passende, brug mere formalitet: "Kære Mr. Sothers, Ms Thompson og Ms Crump." Generelt vil du ikke blive forkælet for at være for formel, men øjenbryn vil stige, hvis du er for uformel.
Skrive til en gruppe
Når du skriver til mere end tre personer, ser udskrivning af navne besværligt ud. Folk har tendens til at føle, at de kun er en af en lang liste. Bedre at bruge en gruppevilkår som "Kære Team" eller "Kære kolleger." Det er sjovt, hvordan stavning ud af en gruppes navne kan få dem til at føle sig som en af en skare, men "Kære Team" får dem til at føle, at de tilhører gruppen; de er en del af holdet. "Kære kolleger," siger du anser dem værdige for at være kollegaer, en lige og en værdsat deltager.
Brug dog ikke "Kære kolleger", når du skriver til folk, der er senior til dig. Teknisk er de dine overordnede, ikke dine kolleger. Men hvis de er på holdet, så vil "Kære Team" fungere godt.
Hvordan man navngiver navne
Skriv til folk ved navn hvis det overhovedet er muligt. For eksempel, hvis flere mennesker har skrevet til dig om et emne, og du vil skrive tilbage, skal du forsøge at finde og bruge deres navne. Hvis du ansøger om et job, eller du er i en anden situation, hvor du vil imponere nogen, finder du ud af deres navne, viser du, at du også vil gøre ekstra arbejde i dit job, hvis du ansættes. Kender du nogen hos firmaet, der kunne finde ud af navnene på de involverede personalepersonale?
En anden ide er at gå på organisationens hjemmeside og se om instituttets direktør eller leder er opført. Hvis det er det eneste navn du ser, kan du adressere brevet som: "Kære Mr. Burns og kolleger" eller "Kære Mr. Burns og medlemmer af udvælgelseskomiteen." Hvis du ikke finder bestemte navne, vil det være fint at skrive "Kære medlemmer af udvælgelseskomiteen". Mens du kunne skrive, "Kære Udvalgskomité", tilføjer "medlemmer af", giver det et særligt preg. "Medlemmer" erkender, at du ser dem som enkeltpersoner, ikke kun som et stort anonymt udvalg.
Kom omkring køn
Med navne som John, Maryann, Wayne og Daisy er det let at fortælle deres køn. Andre navne kan holde dig gætte, som Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew og Alex. Sommetider giver deres stavemåde dem væk. For eksempel er Adrian som regel en mand, mens Adrienne er en kvinde. Men navne angiver almindelige stavelsesregler, så hvis du ikke ved det, skal du ikke gå ud fra det.
Hvis nogen du kender kan kende den pågældende person, kan du måske finde ud af det. Se også hjemmesiden for at se om personen er skrevet om og henvises til som han eller hun. En generel internet søgning efter navnet kan også give svar. Hvis alt det der ikke svarer på kønsspørgsmålet, er det acceptabelt at skrive "Kære Chris Trainor."
Til hvem eller ej
Mens "til hvem det kan bekymre sig" lyder stift og meget formelt, er det stadig en accepteret hilsen at bruge, når du ikke har nogen anelse om hvem du skriver.
På den anden side er "Kære Sirs" forældet. Det er en grammatikfælde, der er en tilbagevenden fra de dage, hvor virksomheder var et mands domæne. "Kære herrer" er upassende i dag, da dit brev meget vel kunne modtages af en kvinde. "Kære Sirs eller Madams" anerkender i det mindste, at en kvinde kunne være en modtager, men det lyder stadig gammeldags. Først og fremmest er ingen adresseret som herre eller fru længere, undtagen måske af deres butler eller chauffør. Hvis du ikke har navne og ikke har nogen ide om deres køn, så prøv noget andet, som "Hilsner" eller "Hej". Disse lyd venlige og er kønsbestemte.
Manners Matter i Email, også
I alle sammen med de mest formelle sager er det acceptabelt at sende et mailbrev i stedet for at sende brevet. Mange jobannoncer foreslår et email svar. E-mail er en mere afslappet form for kommunikation, men som i et følgebrev gælder reglerne for grammatik og etikette stadig. Fejl og stavefejl vil blive bemærket, og du vil blive bedømt af dem.
De samme retningslinjer gælder, når du skriver til to eller tre personer eller en gruppe. Når du sender en e-mail, er det dog vigtigt at placere e-mailadresserne i feltet "bcc" i stedet for feltet "Til". Mange mennesker ønsker ikke, at deres e-mail-adresser bliver offentlig viden, især når det er så nemt at videresende en e-mail med alles kontaktoplysninger i almindelig synsvinkel. "bcc", som står for "blind carbon copy", betyder at du kan se adressen, men de andre modtagere kan ikke.
