En forhåndsgodkendt betalingsplan, ellers kendt som en PAPP, giver bekvemmelighed til dine kunder såvel som din faktureringsafdeling. Ved at bemyndige din virksomhed til at overføre et bestemt beløb fra en kontrol- eller opsparingskonto på en forudbestemt dato, behøver dine kunder ikke at klare det problem at foretage periodiske betalinger. På samme måde frigør arrangementet din faktureringsafdeling fra at udstede fakturaer og en vis betalingsbehandling. Da du har brug for skriftlig tilladelse til at få adgang til en konto hos en anden kunde, skal du sikre adgangen til kontoen skriftligt ved hjælp af en PAPP-formular.
Indsamle grundlæggende kundeoplysninger. Format sektioner på formularen for kunder at indtaste deres navn, firma telefonnummer og faktureringsadresse på PAPP formularen. Medtag et felt for alle dele af kundeoplysninger, som din faktureringsafdeling opretholder for hver kunde.
Indsamle oplysninger på den kontokonto, hvorfra kunden tillader betaling. Indsamle hjemmebankens navn og adresse, rutens nummer - det første ni-cifrede nummer i nederste venstre hjørne af en check - og bankkontonummeret - serienumre, der følger rutingenummeret. Bankerne udformer deres egne kontonummeringssystemer, så de kan være af nogen længde.
Indsamle en ugyldig check fra kunden for at bekræfte kontokontooplysningerne.
Giv en skriftlig erklæring, der giver din virksomhed tilladelse til at foretage udbetalinger fra den angivne konto efter behov. Hvis faktureringsdatoen og det fakturerede beløb forbliver konstant, skal du forlade kunden eller faktureringsbureauet for at afslutte. En prøveoversigt ville læse: "Jeg bemyndiger hermed (firmanavn) til at debitere min konto for $ ** _ på den** _ hver måned Jeg bekræfter, at jeg har beføjelse til at godkende debiteringer fra ovenstående konto og acceptere vilkårene i denne aftale."
Giv kunderne mulighed for at underskrive og afslutte erklæringen for at godkende din konto.
Inkluder eventuelle vilkår og betingelser, du måtte have brug for i en "Vilkår og betingelser" sektion. Disse poster kan indeholde bestemmelser, der kræver, at kunden påtager sig ansvar for eventuelle returnerede eller afviste gebyrer og giver meddelelse om ændring af kontooplysninger en uge før faktureringsdatoen samt dispositionsbestemmelser for din virksomhed eller kunden om at annullere aftalen med skriftlig meddelelse.
Advarsel
Mens du bør opretholde den oprindelige kopi af PAPP-aftalen, skal den opbevares på et sikkert sted for at holde dine kunders økonomiske oplysninger sikre af dem uden tilladelse til at bruge det.
