Ikke-for-profit organisationer er afhængige af in-kind donationer samt kontanter. Engagere potentielle donorer i et brev, der er professionelt, men gør en personlig forbindelse til modtageren. Fremhæv organisationens gode arbejde og hvordan det vil bruge de ønskede leverancer. Fortæl donoren, hvordan man laver et bidrag.
Lav en forbindelse
Forklar hvorfor din organisation er vigtig for den potentielle donor. En skole, der har brug for forsyninger til sine udenlandske studier eller kerne akademiske programmer, bør søge donationer fra forældre og venner af skolen. I brevet skal du understrege dette link. Påmind forældre, at de på skolen er forpligtet til at give de bedst mulige uddannelsesmuligheder for deres børn. Hvis du søger lokale virksomheder, skal du minde om, at skolen er en del af det samme samfund, og en donation af forsyninger kan vise, at virksomheden er forpligtet til sine kunder og deres familier.
Fremme arbejdet
Angiv organisationens mandat og beskriv dets resultater. Et lokalt dyrehjem kunne indeholde et afsnit, der beskriver de lægebehandlinger, boliger og adoptionsprogrammer, det giver. Potentielle donorer, der er bekendt med organisationen, vil drage nytte af en påmindelse om, hvorfor den særlige velgørenhed er værdig til en donation af forsyninger. Inkluder statistikker, såsom antallet af studerende, der deltager i bestemte programmer eller antallet af hunde, der brydes årligt. Tal giver den potentielle donor en ide om omfanget og succesen af en organisation og giver et større incitament til at give forsyninger til at hjælpe med årsagen.
Angiv anmodningen
Forsyninger er håndgribelige ting, der skal opfylde et bestemt formål. Når du anmoder om forsyninger, hjælper det donoren med at vide præcis, hvad organisationen har brug for og hvordan den skal bruges. En skole kan angive, at den har brug for pensler til et kunstprogram, smocks for at beskytte elevtøj eller farvede blyanter. Et dyresundhed kunne specielt spørge til bestemte mærker af mad, håndklæder, dyrebed, snørebånd og kraver. Angiv, om du accepterer brugte genstande eller ønsker, at donorerne skal give nye forsyninger. Link listen tilbage til organisationens mission ved at forklare, at kunstprogrammet hjælper børn, der har brug for efterskolepleje, eller at kæledyrs sengene tillader en mere komfortabel lystoplevelse for hjemløse kæledyr.
Hvis din liste er fokuseret på nogle få ting, skal du inkludere den som en punktliste i brevets krop. Hvis listen er længere, skal du inkludere den som en vedhæftet fil. Hvis du medtager en vedhæftning, skal du rette modtagere til vedhæftet fil med en sætning som "venligst gennemgå vores liste over mest nødvendige emner på den vedhæftede liste."
Angiv donationsproceduren
Lad modtageren vide, hvordan du skal opfylde din anmodning om forsyninger. Brevet skal tydeligt angive, hvordan man donerer, hvis organisationen leverer en afhentningsservice, hvordan donoren kan planlægge afhentningen og de udpegede datoer og tider. Hvis der er et drop-off-sted for forsyninger, skal du angive gadenavn, retninger og gange, som donorer kan forlade forsyninger.
Fortæl brevmodtageren, hvornår og hvordan du udsteder donationskvitteringer, hvis det er relevant. Organisationer, der leverer kvitteringer, skal indeholde et skatteidentifikationsnummer.
