Du kan skrive et uopfordret undersøgelsesbrev af forskellige årsager. For eksempel kan du skrive et brev til et firma, der spørger om jobåbninger eller til en forfatter af en akademisk artikel, der beder om mere information eller tilladelse til at bruge sektioner i dit eget arbejde. Uopfordrede undersøgelsesbreve er ikke nødvendigvis uvelkomne, men du skal følge de generelle procedurer og regler for etiketten for at foretage en forespørgsel, fordi det tager tid ud af modtagerens dag at svare.
Indstil dine margener til 1 tomme på alle fire sider. Dette er standardformatet for forretningsbrev. At være professionel er vigtig, fordi dette brev ikke blev anmodet, og du skal gøre et godt første indtryk.
Indstil din linieafstand til 1,0, som er enkeltafstand. Mange tekstbehandlingsprogrammer har en standardlinieafstand på 1,15.
Skift skrifttype til Garamond, Times New Roman, Cambria eller et lignende serif skrifttype. Serif skrifttyper har "fødder" eller serifs øverst og nederst, der hjælper med at lede øjet på tværs af den udskrevne side. Disse skrifttyper er designet til at blive brugt i print, og de ser mest professionelle ud i et brev.
Indtast din adresse, uden dit navn. Derefter springe over et mellemrum og indtast datoen. Spring over et andet rum og skriv modtagerens navn, jobtitel, firma navn og adresse eller skriv "Human Resources", hvis du laver en uopfordret forespørgsel til et job og ikke har navnet på en kontaktperson.
Skriv "Kære (personens navn):". Hvis du ikke kender personens navn, som i tilfælde af en direktør for menneskelige ressourcer, skal du skrive "Dear Head of Human Resources:" eller "Dear Sir eller Madam:". Spring over en anden linje.
Introducer dig selv og forklar årsagen til, at du skriver. Vær specifik på de ønskede oplysninger. Dette vil gøre det muligt for modtageren at reagere bedre på din anmodning.
Skriv spørgsmål eller emner, du har brug for i et listformat, for at sikre, at modtageren ikke går glip af nogen af oplysningerne.
Medtag en selvadresseret, stemplet konvolut, hvis du sender en forespørgsel pr. Mail. Hvis du beder om varer, der skal sendes, tilbud om at kompensere modtageren for porto eller bede om at pakken sendes via kontanter ved levering (COD), i hvilket tilfælde du betaler det ankommer.
Tak modtageren for hendes tid og problemer. Tilbyder modtageren et incitament, hvor det er relevant, som nævnt i din artikel.
Skriv "Med venlig hilsen" og spring over tre linjerum. Indtast derefter dit fulde navn. Udskriv brevet og tegn over dit indtastede navn i blåt eller sort blæk.
Tips
-
Når det er muligt, ring til Human Resources Department eller anden relevant afdeling for at få navnet på afdelingslederen. Du har en bedre chance for at få et svar, hvis du adresserer det til en bestemt person i stedet for en jobtitel.
