Et projektomfangsdokument er afgørende for at afklare projektets resultater, om projektet er ved at udvikle software eller landskabspleje et værft. Projektdokumentet oprettes ofte af en projektleder eller en analytiker, der arbejder tæt sammen med kunden og andre projektteammedlemmer. Når omfanget er færdigt, bør det revideres med kunden, holdet og ledelsen for at kontrollere, at det er korrekt, alle interesserede parter er enige om det, og resultaterne af projektet vil opfylde kundernes behov. Omfanget bør godkendes af kunden og medlemmerne af din organisation efter din udviklingsproces.
Forbered dig på Project Scope Review
Opret en liste over alle kunder og teammedlemmer, der skal gennemgå omfangsdokumentet. Gennemgå projektinitieringsdokumenter eller konsulter projektlederen for at indsamle disse oplysninger.
Opsæt et møde og inviter alle holdmedlemmer. Mødet kan være personligt, eller det kan være virtuelt, afhængigt af organisationens struktur og teknologi.
Send det udfyldte scope dokument til listen. Send det flere dage før mødet for at give deltagerne tilstrækkelig tid til at gennemgå det.
Lav kopier af dokumentet til et fysisk møde. Selvom du planlægger at vise en elektronisk kopi på en overheadprojektor eller lignende enhed, kan nogle af dine deltagere være mere behagelige at arbejde med en kopi.
Gennemfør Scope Review med kunder og teammedlemmer
Mød med kunderne og holdet. Læs dokumentet, især de områder, der er mere komplekse eller mere fortolket. Selv om du har sendt dokumentet ud af tid, kan du forvente, at de fleste deltagere ikke har skrevet det.
Capture eventuelle udestående spørgsmål eller ændringer i dokumentets omfang.
Opdater omfanget med svarene på spørgsmål og andre ændringer, og send det til kunderne og projektgruppemedlemmerne, og anmode om underskrift og godkendelse af dokumentet.
Tips
-
I nogle organisationer kan det være svært at planlægge møder, som alle kan deltage i. Find ud af de mennesker, der absolut skal deltage i person, og planlægge omkring deres kalendere. Følg op med andre, der ikke kan deltage enten via email eller telefonopkald for at se, om de har kommentarer til omfangsdokumentet.
