Erhvervsrapporter handler om at formidle information. Ikke bare oplysninger, men vigtige oplysninger som fakta, tal og analyse af en situation. Hele rapporten er at give et selskab de oplysninger, den har brug for til at træffe store beslutninger og planlægge for fremtiden. Virksomheder kan forberede budgetter, forretningsplaner, træffe annonceringsbeslutninger og meget mere baseret på oplysningerne i en rapport. Når det kommer til forskellige virksomhedsrapporter, er formatering afgørende for at gøre rapporten øjeblikkeligt genkendelig og hurtig og nem at læse uden at savne de vigtigste oplysninger.
Analytiske rapporter
Analytiske rapporter er afgørende, når en virksomhed er i stand til at træffe afgørende beslutninger. I sådanne tilfælde kræver ledelsen en analyse af virksomhedens situation. En analytisk rapport vil præsentere relevante data med forklaringer og endda afslutte status quo. I tilfælde af kvartalsanalyser vil rapporten f.eks. Indeholde aktioner truffet af direktionen, omsætningen og nettoresultatet i kvartalet. Normale forretningsaktiviteter, der fandt sted i løbet af kvartalet, analyseres og forklares i analyserapporten og hjælper virksomheden til at træffe lydbeslutninger fremadrettet.
Informationsrapporter
Informationsrapporter præsenterer ikke-forudindstillede fakta uden at antage at forklare "whys" og "what ifs" af situationen. Hvis du har brug for objektiv information om noget, så beder du om en informativ rapport. Hvis du gerne vil vide om virksomhedens struktur, som antallet af medarbejdere, de afdelinger, de arbejder i, og hvilken rolle hver medarbejder spiller i organisationen, så kræves der en informationsrapport. Site besøgsrapporter, trænings feedback rapporter og den hurtige opdatering du skriver til en afdelingsleder falder alle under kategorien informationsrapport.
Oplysningerne kan præsenteres på utallige måder, som f.eks. En tabel med medarbejdernavne, lønninger og så videre, en graf eller et cirkeldiagram. Du vil måske også have en informativ rapport med detaljer om virksomhedens udgifter, der er opdelt i forskellige afdelinger og dækker forskellige tidsrammer. Informationsrapporten repræsenterer typisk en byggesten, der går ud på at skabe de andre mere komplekse typer rapporter, såsom analytiske og forskningsrapporter.
Forskningsrapporter
Forskningsrapporter er de mest omfattende typer af rapporter. De er typisk påkrævet, når en virksomhed overvejer at gå ind på nye områder, som f.eks. At tilbyde et nyt produkt eller gå ind i et nyt geografisk område. En forskningsrapport indebærer at give et emne til et team af forskere eller specialister og bede dem om alle relevante detaljer og statistikker hentet fra en oplysningsrapport efterfulgt af en grundig analyse af situationen i en analytisk rapport. Forskningsrapporten vil indeholde deres konklusioner i sagen i lyset af de foreliggende data samt nogle alternativer. Som du kan se, er en forskningsrapport en slags hybrid mellem en analytisk og en informationsrapport. Formålet er at hjælpe ledere med at træffe store beslutninger. Som sådan er forskningsrapporter den mest komplekse og tidskrævende type virksomhedsrapporter at forberede.
