"Jeg vil have den rapport på mit skrivebord første ting mandag morgen!" den irate chef skriger til hans rystede underordnede i film, tv-shows, bøger og sandsynligvis mere end et par virkelige forretningsmiljøer. I stedet for at blive skræmt af ideen om at udarbejde en rapport, velkommen det som en mulighed for at fremvise dit arbejde. Erhvervsrapporter er vigtige dokumenter, fordi de ofte forklarer komplekse punkter, problemer eller forskning klart og konsekvent. Rapporter kommenterer opmærksomhed, fordi de er officielle. Og siden du skriver rapporten, kommer du til at beslutte, hvad du skal lægge i den.
Hvad er en virksomhedsrapport?
Et håndgribeligt dokument. Businessdictionary.com definerer a rapport som "et dokument, der indeholder information, der er arrangeret i en fortællende, grafisk eller tabelform, udarbejdet ad hoc, periodisk, tilbagevendende, regelmæssigt eller påkrævet."
At en virksomhedsrapport kun er et dokument understreger dens betydning. Mens du kunne være på møde dagsordenen for at give en rapport om aktiver erhvervet i kvartalet under og efter din præsentation, vil du få forretningsrapporten til at henvise til, og du kan også distribuere en kopi til de deltagere. Husk de frygtede bograpporter, du måtte gøre i skolen? At læse bogen var det første skridt, så måtte du skrive en oversigt over, hvad du læste. Nogle gange måtte du selv præsentere din rapport for hele klassen. Men for at hjælpe dig ud, havde du den konkrete rapport i din hånd at henvise til. Det er så vigtigt, at en rapport er.
Et øjebliksbillede. En virksomhedsrapport er en samling af fakta og statistikker om et bestemt aspekt af en virksomhed. Det er normalt et øjebliksbillede, der rapporterer om en bestemt periode. For eksempel dækker en årsrapport vigtige økonomiske data og begivenheder, der giver et finansielt øjebliksbillede for det pågældende år, mens en kvartalsrapport dækker et bestemt kvartal af året.
De fleste rapporter, uanset type eller formål, dækker en bestemt periode. Finansielle rapporter dækker en bestemt periode. En virksomheds økonomi varierer fra år til år og fra måned til måned. Selv en rapport om tilgængelige produkter er kun korrekt i et vist tidsrum, da nye produkter introduceres, og de ældre bliver afbrudt.
Formelle eller uformelle. Afhængigt af dens formål, og hvem vil se det, kunne rapporten være formel eller uformel. Formelle rapporter er dem, der ses og gennemgås af chefer, ledende medarbejdere, kunder, potentielle kunder eller investorer eller endda offentligheden. Ligesom alle rapporter skal de være velskrevne og præsenteres uden typografier eller stavefejl, let at forstå og nøjagtige til penny.
Uformelle rapporter er ikke mindre vigtige. Til medarbejdere, der skal udfylde deres udgiftsrapporter, der skal refunderes, er de af største betydning. Typisk uformelle indeholder disse rapporter beskrivelser, datoer og dollarbeløb, der er indgået i en virksomhedsformular. Hvis medarbejderne ikke udfylder rapporten grundigt og på tid, kan de ikke refunderes for flybilletter, taxier og klientmåltider, de har betalt for på deres seneste forretningsrejse.
Rapporter med andre navne. Mange, hvis ikke de fleste, rapporterer virksomheden ikke engang rapporter. De kan være udsagn, såsom et resultatopgørelse eller resultatopgørelse eller andre årsregnskaber som balance. Eller de kan være budgetoversigter eller salgsfremskrivninger.
Grunde til at bruge virksomhedsrapporter
For at udarbejde en fremragende rapport hjælper det med at forstå, hvad rapporten skal bruges til.
Sammenfatte. Rapporter hjælper med at forklare en kompliceret idé, proces eller virksomhedens økonomiske status på en klar og forståelig måde. Måneder af akkumulerede data eller år med forskning kan opsummeres i en kort rapport. Det kan naturligvis ikke have alle detaljer, der blev afdækket i undersøgelsen, men rapporten vil give dem, som læser rapporten, et kortfattet resumé af forskningen eller dataene.
Forenkle. De mennesker, der vil gennemgå din rapport, kan ikke have tid, ønske eller færdighed til at evaluere alle de data og forskning, der ligger bag den. Under alle omstændigheder har de deres egne arbejdspladser. Din rapport giver dem det, de behøver at vide.
Klarlægge. Hvis 10 personer skulle læse og gennemgå alle de data og forskningsresultater, du har samlet, ville de komme til en række forskellige konklusioner. Din rapport sikrer, at de alle fungerer fra samme udsigtspunkt, fordi du giver dem alle de samme data.
Overtale. Sig din virksomhed ønsker at overtale investorer til at lægge kapital til at finansiere en ny ide. Din rapport vil blive inkluderet i forretningsplanen, der vil blive delt med investorerne. Øvrige associerede virksomheder vil udarbejde selskabets resultatopgørelse og andre finansielle statusrapporter, men din rapport vil være et salgsprojekt, der beskriver, hvor virksomheden mener, at de uudnyttede markeder er og det salg, de kan give. Regnskabet er vigtigt, men din rapport er den, der kunne overtale investorer til at komme om bord, eller ej.
Bevis et punkt. Erhvervsrapporter bruges ofte, når der skal træffes hårde beslutninger, som om man skal nedskære, hvilket kan indebære afskedigelser. Ingen ønsker at gå i den retning, men når rapporten står foran dem, viser det stabile fald i overskud i forhold til udgifter som lønninger, er det klart, hvad der skal gøres. Eller på den positive side kan rapporterne vise, om virksomheden er i stand til at udvide sig til spændende nye retninger.
Løse et problem. Du har været i møder, hvor diskussioner om et problem går rundt og omkring uden at komme frem til en levedygtig løsning. Men hvis du deler dine rapporter på den store projektionsskærm, ser alle på samme problem på samme tid. Visning af et håndgribeligt dokument med tabeller og grafer, der viser, hvor situationen virkelig står, giver alle mulighed for at analysere det samme materiale sammen og komme sammen til en løsning.
Typer af virksomhedsrapporter
Der er et uendeligt antal forretningsrapporter, der kan skrives, især da du også kan skrive din egen tilpassede rapport og titlen det som du ønsker. Generelt henhører virksomhedsrapporter i fire kategorier: forklarende, analytiske, fremskridt og juridiske. Selvfølgelig kan og kan de overlappe hinanden. En fremskridtsrapport kan for eksempel også være forklarende. Men det primære formål er at give en opdatering om en situation.
Forklarende rapporter. Nogle virksomhedsrapporter er skrevet for at forklare en situation eller et emne, så alle kan forstå det. Du kan skrive en forklarende rapport for at forklare forskning, du har foretaget for eksempel. Hvis du kun præsenterer en tabel, der viser resultaterne af din forskning, vil du naturligvis blive oversvømmet med spørgsmål om årsagen til forskningen, din metodologi, stikstørrelser og meget mere. Så i stedet for blot en tabel med resultater, skal du starte med at kortlægge årsagen til, at du har foretaget forskningen, og hvordan du gik omkring det, f.eks. Ved at bruge telefon- eller mailede undersøgelser, spore data over en periode eller uanset din metode. Derefter forklarer du resultaterne af din forskning ved hjælp af et bord, diagram eller anden metode, der gør resultaterne klare. Derefter opsummerer du resultaterne i et par sætninger.
Analytiske rapporter . Denne type rapport giver analyse, måske ved at sammenligne to situationer eller muligheder. I stedet for blot at forklare, gør en analytisk rapport mindst en del af analysen af resultaterne for læseren. Du kan bruge visuelle billeder i din analytiske rapport til at demonstrere dine point, som diagrammer eller data tabeller.
Progressrapporter. Ligesom skole rapport kort viser fremdriftsrapporter, hvordan tingene går lige nu. De er ikke baseret på forsknings- eller analysebjerge; de er en opdatering til folk der har brug for en. Årsrapporter, årsregnskaber, såsom resultatopgørelser og andre rapporter, der er et øjebliksbillede, er statusrapporter.
Juridiske rapporter. Enhver rapport, som virksomheden er forpligtet til i henhold til loven til at kompilere og indsende, arkivere eller sende til en anden enhed, er en type juridisk rapport. Juridiske rapporter er også undertiden gennemført for at beskytte selskabet mod potentielle retssager eller andre juridiske problemer. Hvis en rapport er opgjort i skatteformål eller krævet af Securities and Exchange Commission, en domstol eller en anden officiel enhed, tilhører den den juridiske kategori.
Eksempel på at skrive fælles rapporter
Ifølge Purdue University's Online Writing Lab (OWL) har de fleste virksomhedsrapporter ikke et universelt format. Kontroller, om din virksomhed har et foretrukket format til den rapport, du skriver. Hvis ikke, er du fri til at komponere den på en måde, som du finder passende. OWL har dog forslag, der kan hjælpe dig med at sikre, at du dækker alle baserne og skriver den bedste rapport, du kan.
- Hold det kort.
- Kend dit publikum og skriv til dem.
- Brug overskrifter og fremhæv vigtige punkter.
- Sæt dine vigtigste fund, argumenter eller point først.
- Beslut om at medtage dine konklusioner eller forlade det til læserne.
Indholdet af din rapport vil variere afhængigt af dets formål og dets målgruppe. For en intern rapport har publikum allerede kendskab til virksomheden, så du behøver ikke at udfylde dem på disse detaljer. En offentlig rapport, dog eller en med flere målgrupper, vil have gavn af nogle baggrundsoplysninger om virksomheden.
Titel / titel side. Hver rapport har brug for en klar titel, der forklarer, hvad den vil afsløre. Dette er ikke stedet at være klog; gennemsigtighed er nøglen. For en kort eller uformel rapport vil en simpel titel øverst på siden efterfulgt af datoerne, hvis det er relevant, gøre. For eksempel:
Oversigt over indtægter og udgifter, første kvartal 2018
Formelle rapporter har brug for en titelside, der indeholder titel, dato og forfatter,, for eksempel:
Oversigt over indkomst og omkostninger
Første kvartal 2018
Forberedt af
(dit navn)
Hvis rapporten udarbejdes for en bestemt person eller gruppe, skal du tilføje det efter dit navn, for eksempel:
Til
XYZ Company, Inc.
Introduktion. Start med en kort historie eller relevant baggrundsinformation om virksomheden, hvis du mener, at det er nødvendigt. Forklar derefter kort, hvorfor denne rapport var udarbejdet. Hvis rapporten indeholder forskningsresultater, redegør kort for forskningsmetoden. For en kort rapport skal dette være et par sætninger. En formel rapport kan indeholde en hel side. Nogle formelle rapporter begynder med en Executive Summary, der giver et overblik eller en sammenfatning af rapporten, så hvis de er alle nogen læser, forstår de stadig rapporten.
Indholdsfortegnelse. I en lang rapport, list sektioner og billeder med sidetal.
Krop af rapporten. Her er hvor du lægger dine data, de vigtigste eller mest afgørende oplysninger i din rapport. Inkluder grafikker som diagrammer, diagrammer, tabeller eller grafer frem for tekst alene. Visuelle viser folk, hvad du vil have, at de skal vide, og de er interaktive, hvilket holder dine læsers opmærksomhed. Tabeller, grafer og andre visuelle underordnede dokumenter er "bevis" for, hvad du rapporterer. Start altid med de vigtigste data først.
Resultater. Dette afsnit er valgfrit og afhænger af dine læsere.Vil du fortælle dem, hvordan man kan fortolke resultaterne, eller lade rapporten tale for sig selv? ****
Konklusioner. Formelle rapporter har brug for en ende, der opsummerer resultaterne, hvad enten de blev forventet eller kom som en overraskelse, og hvordan de vil påvirke fremtidige beslutninger.
Undtagelser. Årlige og kvartalsvise rapporter er eksempler, der kan være mere kreative. Især hvis virksomheden når ud til offentligheden, såsom et hospitals årlige eller kvartalsvise rapport, kan opdateringerne bedst fortælles gennem overbevisende historier om livreddede eller medarbejdere, der udfører state-of-the-art teknikker. Virksomheder kan muligvis relatere deres fremskridt på denne måde ved at interviewe medarbejdere, der foretager spændende forskning eller opfinde nye spændende produkter.
Til sidst, hvordan du skriver din rapport er op til dig. Bare hold det kort, hold dit publikum i tankerne og medtage oplysninger, der klart formidler din besked. Ingen sved. Du får det på din chefs skrivebord på ingen tid.
