Formålet med et dokumentstyringssystem er at sikre, at de dokumenter, som din organisation bruger, er effektive og aktuelle. Dette kan opnås ved hjælp af en simpel liste over dokumenter kendt som en mesterliste.
Politik og procedurehåndbog
Adressering af dokumentstyring i din politik og procedure manual skal være det første skridt. Desuden skal din organisation identificere en administrator for at overvåge dokumentkontrollen ved at være ansvarlig for masterlisten over dokumenter.
Hovedliste over dokumenter
Opret en mesterliste, der identificerer de dokumenter, der bruges i din organisation, til at fungere effektivt. Eksempler på dokumenter omfatter procedurehåndbøger, kvalitetsmanualer, arbejdsinstruktioner og formularer. Brug et spreadsheet format, herunder navnet på dokumentet og versionen. Hvis du refererer til en mandatprocedure fra en ekstern kilde, vil henvisningen til standarden på masterlisten hjælpe med sporbarhed.
Revisionsproces
Dokumenter, der revideres, skal noteres på masterlisten. For eksempel kvalitetssikringspolitik og -procedurer, version B. Du kan oprette dit eget identifikationssystem. Nogle organisationer bruger datoen for revision. Når en procedure er revideret, skal du også gennemgå eventuelle formularer eller instruktioner, som du refererer til under proceduren.
