Kontrolstrukturer er nødvendige i erhvervslivet for at sikre, at procedurer følges og mål opnås. En individuel kontrolstruktur afspejler politikker og procedurer for den specifikke organisation og tager hensyn til faktorer som virksomhedens økonomiske sundhed, overholdelse af eksterne regler og virksomhedskommunikation. Fem grundlæggende kontrolstrukturer hjælper organisationer med at identificere styrker og udpege områder til forbedring.
Miljø
Den vigtigste kontrolstruktur i enhver virksomhed er det overordnede miljø. I det interne kontrolmiljø afspejler beslutningerne de prioriteter, som virksomhedsejere og ledende medarbejdere giver til hver funktion inden for virksomheden. Kontrol i en stærkt reguleret industri vil være strammere end i en industri, der har minimal regeringsintervention. Uanset om det er meget formelt eller afslappet, skal en virksomheds miljø være godt planlagt og formidlet inden for virksomheden. Store virksomheder træffer miljømæssige beslutninger på flere områder, såsom juridiske, menneskelige ressourcer og finansielle afdelinger.
Revidere
En vigtig kontrolstruktur er en periodisk revision. Uanset om det udføres af en afdeling inden for organisationen eller kontraheres til en ekstern leverandør, sikrer revisionerne, at medarbejderne følger virksomhedens politikker, og at procedurerne er korrekt indstillet og forstået. Nogle virksomhedsejere ansætter ekstern revision bistand for at få en objektiv vurdering af virksomheden.
Meddelelse
Hver virksomhed skal give medarbejdere information. Derfor er kommunikation et afgørende element i kontrolstrukturen i enhver organisation. Træningskurser og / eller medarbejderhåndbøger er effektive måder at kommunikere kontrolstruktur på. En virksomhed skal beslutte, på grundlag af regler og ønsker fra den øverste ledelse, om uddannelsen vil være formel eller uformel. For mindre virksomheder er det dog ikke muligt at træne træningskurser.
Risici
Risikovurdering er en væsentlig kontrolstruktur. Juridiske og finansielle risici for en virksomhed kan være katastrofale. En virksomhed har brug for at bestemme potentielle situationer i disse områder, og hvilke foranstaltninger vil der blive truffet, hvis en sag udvikler sig. Risikovurdering indeholder en periodisk revision af bogføring samt overholdelse af alle juridiske forhold og industriregler.
Kontrolaktiviteter
Kontrolaktiviteter sikrer, at politikker og procedurer, der kan påvirke finansielle og juridiske risici, forstås og følges. Disse aktiviteter er mandat af ledende medarbejdere for at sikre, at hver facet af organisationen er lovligt og økonomisk beskyttet og overholder standarder og regler. Eksempler på kontrolaktiviteter omfatter årlige budgetter fra alle afdelinger eller et juridisk kontrolpunkt for klientkorrespondance. Kontrolaktiviteterne varierer i omfang og prioritet afhængigt af den enkelte organisation og den industri, hvor den deltager.
