Notater er breve, der tjener som intern kommunikation til en organisation. De er en form for business writing og er ligetil. Det er vigtigt at holde notatet så kortfattet som muligt, enkelt-adskilt og justeret til venstre. Notater bruges normalt til at distribuere information om nye produkter, nyheder og politikker i virksomheden. Her er trin til formatering af et simpelt notat.
Elementer du skal bruge
-
Papir
-
Computer
Sådan formateres et hard-copy-memo
Virksomhedens navn skal vises øverst på brevet - det gøres normalt ved blot at bruge brevpapir. Ordet "Memorandum" skal være centreret på siden og fed skrift lige under brevpapiret.
Dato, til, Fra, Emne: Disse elementer skal alle inkluderes, hver skrevet på sin egen linje.
Åbningsopgørelse: Åbningen præsenterer formålet med notatet i en sætning eller to. Målet kunne være et problem, annoncering af nye oplysninger eller ændring af sted og tidspunkt for et møde.
Diskussion: Dette er emnet i notatet som det vises efter åbningen. Notater er enkle bogstaver, der peger på et relativt simpelt problem, men hvis flere detaljer om problemet eller situationen skal løses, skal du bruge overskrifter til at indføre afsnit, der indkapsler indhold og organiserer oplysninger. For mere let læsning kan de vigtige detaljer opdeles i lister og punktpunkter.
Lukning: Afslutningen lægger vægt på en handling, der kræves af modtageren. Det kan også fremhæve, hvad der gøres for at løse et problem og de involverede trin. Brevet skal lukke på en høflig måde. Notater kan underskrives eller unsigned
