Et forretningsmøde dagsordenen bruges til at kommunikere vigtige forhold, som vil blive drøftet i et møde. Dette dokument giver alle deltagere mulighed for at forberede tilstrækkeligt til mødetemaerne.
Et forretnings møde dagsorden skal besvare visse spørgsmål: Hvad er emnet til debat? Hvorfor skal det diskuteres? Hvem vil være involveret i diskussionen? Hvem har ansvaret for visse emner? Hvor længe vil emnet blive drøftet i mødet?
Elementer du skal bruge
-
Computer
-
Ordbehandling applikation
Opret et nyt dokument med mødeagentur som titel og filnavn. For nemheds skyld kan du formatere dit filnavn på denne måde: Møde Agenda_YYYY_MM_DD. På denne måde, når du kigger på dine mapper, vil en bestemt dagsorden være let at finde.
Indtast datoen for mødet, lokalet og navnene på personer, der deltager i mødet. Disse oplysninger vil vise sig afgørende, især i sporing af fremskridt i et bestemt emne, projekt eller problem.
Opret en tabel med 5 kolonner med titlen "Business Meeting Agenda on (dato for mødet)."
Skriv "Emne" som den første kolonne titel. Indtast derefter hvert mødeemne, der skal diskuteres.
Nøgle "Mål / Mål" som anden kolonne titel. Angiv kort det ønskede slutresultat for hvert emne under mødet.
Skriv "Team" som den tredje kolonne titel. Bemærk de personer, der vil være ansvarlige for at præsentere emnet eller taler på dennes vegne. Hvis et emne har en teamleder, skal du også bemærke det.
Nøgle "Strategi" som fjerde kolonne titel. Angiv, hvordan du planlægger at behandle emnet. Eksempler er "brainstorming" for at generere ideer, "review" for at gå over et valgt udfald eller projekt, "beslutning", hvis der skal træffes beslutning eller "information", hvis generel information skal deles.
Skriv "Tid" som den femte kolonne titel. Angiv det antal minutter, som hvert emne vil blive tildelt til drøftelse. Dette er nødvendigt for at opretholde en god strøm af ideer i mødelokalet og at skabe struktur til dit møde.
Gem dit dokument, efter at du har indtastet alle de kendte oplysninger i hver række.
Tips
-
Et bord er kun en grundlæggende måde at organisere emnerne til diskussion i et møde. Du er fri til at formatere din forretningsmøde dagsorden forskelligt, så længe de givne varer er inkluderet.
Det er vigtigt at tildele tilstrækkelig tid til at diskutere dine valgte emner, men ikke for meget tid, ellers diskussioner har tendens til at fortsætte. Spørg præsentanterne, hvor meget tid de skal præsentere for deres emner.
Sørg for, at alle, der deltager i mødet, modtager dagsordenen mindst en dag før det foreslåede møde. Dette vil give alle tid til at forberede og tillade eventuelle revisioner af dagsordenen, hvis det er nødvendigt.
