En organiseret og udviklet mødedagsorden sikrer, at alle vigtige emner bliver dækket på et givet møde. En omridsstruktur hjælper med at lede mødet retning, så du ikke hopper fra et emne til et andet, så virksomhederne kan udføres på en mere effektiv måde. Start din dagsorden skitse langt forud for mødet, så du kan oprette flere udkast og sende dem ud til deltagerne før mødet for at lade dem vide, hvad de kan forvente.
Skriv ned alle emner, du skal dække på mødet. Start så bredt som muligt. Skriv f.eks. "Planlægning", som kan indeholde flere underemner. Brug eventuelle noter fra tidligere møder, e-mails og oplysninger, du skal sikre, at du har alle nødvendige emner nedskrevet.
Kommuniker med andre mødeplanlæggere eller deltagere, og spørg, om de har emner, der kræver opmærksomhed. Giv dem en frist for foreslåede emner og emner, så du har tid til at foretage en opfølgningsundersøgelse eller korrespondance, hvis det er nødvendigt, så indsæt dem i oversigten.
Organiser dine emner. Se efter emner, der kan placeres under et større emne. Hvis ikke, gå igennem hvert almindeligt emne, og bryd det ned i specifikke dagsordener. For eksempel kan en produktionsmøde dagsorden indeholde "repetitionskonflikter" og "datoer for at huske" under emnet "Planlægning".
Saml dine hovedemner efter ordre af betydning. Bestem hvilke emner der skal gå først på omridset ud fra, hvor vigtige de er, hvor meget tid du skal diskutere dem og specielle overvejelser, som f.eks. Den person, der præsenterer den del af mødet, der skal forlade tidligt.
Indtast dine hovedemner i en lodret liste med fed skriftstørrelse, omkring 14 til 16 punkter. Indryk eller tab en gang og kugle hver underemne direkte under hovedemnet. Du kan nummerere eller skrive emner og underemner som du ønsker. Inkluder eventuelle detaljerede punkter under hvert underemne.
Bullet og indrykke disse emner så godt, så de sidder under underemnet, bare til højre. De fleste softwareprogrammer indrykker automatisk, punkt og nummer, når du trykker på "Enter" og "Tab" i slutningen af en hoved- eller underemne.
Indtast alle nødvendige mødeoplysninger øverst i dokumentet, herunder navn og dato for mødet, klokkeslæt, sted, inviterede eller forventede deltagere og kontaktoplysninger til mødeorganisatoren, sandsynligvis selv.
Skriv ned navnet på hvert emnes præsentatør ud for hoved- eller underemnet, hvis det er relevant. Bemærk, hvor meget tid du giver hvert emne. Tjek med præsentanten for at sikre, at du giver hende tilstrækkelig tid.
