Virksomheder og organisationer er afhængige af kommunikationslinjer, der forbliver åbne og forbliver pålidelige mellem forskellige dele og divisioner. Uden evnen til at kommunikere effektivt, begynder virksomhedens funktioner at falde fra hinanden rigtigt hurtigt. Men alle, der kommunikerer deres egen vej på samme tid, fører også til kaos. Det er her, hvor arbejdspladsprotokoller kommer i spil.
Protokoller defineret
Simpelthen sagt, protokoller er interne regler, som en organisations medlemmer skal følge og bruge. Ved at sikre, at målrettede aktiviteter håndteres under protokoller, sikrer organisationen konsistens og overensstemmelse på alle niveauer. Ulempen er imidlertid, at for mange protokoller fører til redundans, bureaukrati og dårligere unødvendige forsinkelser. Dette virker mod en organisation, der forsøger at være nimble og fleksibel. Find en balance mellem overensstemmelse og lydhørhed.
Elektronisk kommunikation
For at øge udfordringen med at styre hvordan mennesker i samme organisation kommunikerer, har elektroniske og computeriserede metoder kompliceret problemet. Hastigheden af elektronisk kommunikation resulterer ofte i, at problemer sker hurtigere og spredes yderligere, når der opstår fejl. Smarte telefoner, e-mail, instant messaging og computerfiler føjer kun til en glød af kommunikation.
Skriftlig meddelelse
Skriftlige meddelelser, de mest traditionelle forretningskommunikationsmetoder, er nemme at standardisere af organisationer, så de kan rettes korrekt og korrekt prioriteres. Dette gøres ved at vælge forskellige metoder til forskellige niveauer af betydning. E-mails, noter og grundlæggende meddelelser kan bruges til daglig kommunikation. Memorandum og breve på firma brevpapir nuværende meddelte spørgsmål på en mere formel måde. Reserve udstedelsesdokumenter og rapporter til politiske diskussioner og vigtige beslutningstagningsindsatser.
Elektroniske meddelelser
Problemet med e-mails, instant messaging og internettet er, at organisationer ofte mister kontrollen med meddelelsen og dets publikum meget hurtigt. Organisationer har en god betjening ved regelmæssigt at uddanne medarbejdere om risici og farer ved elektronisk kommunikation, som forbeholder disse værktøjer til daglig, regelmæssig kommunikation og træningspersonale om at forstå, hvordan man regelmæssigt renser gamle kommunikationer og kun holder vigtige oplysninger. Alt for ofte bruger folk disse værktøjer til dumme eller personlige meddelelser. Resultaterne kan variere fra pinligt til seriøst, hvis disse filer senere genopstår i retssager eller juridiske forhold.
Skrive regler
Som en del af protokollerne har organisationer også gavn af at sikre, at enhver kommunikation følger reglerne for klar brug. Det betyder at sikre, at medarbejderne forstår, hvordan man kommunikerer korrekt skriftligt. Hurtige, techy akronymer, såsom LOL, WTB, WU, LTR og så videre, tilhører ikke professionelle skrifter. Personale skal forstå, at de skal kommunikere i korrekt sprog, der lægger en præmie på stavning og grammatik.
Verbal kommunikation
Protokoller til mundtlig kommunikation kan implementeres på samme måde som skriftlige dokumenter. Der bør være niveauer for mundtlige møder, herunder afslappet diskussion, formelle møder, hierarkimøder og politisk beslutningstagning / beslutningsprocesser. Hver af disse kontaktbegivenheder skal have en forstået forventning om, hvordan man kommunikerer, hvor længe og hvordan man behandler reaktioner og beslutninger. Hvis du ikke gør det i en virksomhed, resulterer det ofte i ad hoc-interaktion, der, selvom det er behageligt i små grupper, begynder at skabe problemer, som organisationer vokser.
