Rapport skrive i en væsentlig færdighed på alle niveauer af erhvervslivet. Skrivning af klare, detaljerede rapporter er en nøglefærdighed for effektiv erhvervskommunikation. En effektiv, velskrevet rapport kan drive salg, skabe mere sammenhængende og bedre fungerende hold, strømline processer og forbedre finansielle operationer. Rapporter kan gøre ledelsen opmærksom på muligheder for erhvervsvækst, identificere områder, hvor større effektivitet kan realiseres og etablere sammenhængende forretningsprocedurer. Fordi det er så vigtigt for de fleste virksomheders funktion, betragtes rapportskrivning som en af de vigtigste former for erhvervskommunikation.
Overvejelser
Rapportskrivning, fordi det er en så vigtig del af erhvervskommunikation, skal være godt planlagt. Vigtige overvejelser omfatter at kende det publikum, for hvem rapporten er skrevet, årsagerne til at skrive rapporten, det endelige formål, som rapporten er beregnet til, og de specifikke medarbejdere har brug for at bidrage med oplysninger, der er afgørende for afslutningen af rapporten. Det er afgørende at bestemme antallet af forretningsmæssige ressourcer, der vil gå ind i rapportens skrivning, og at sammenligne værdien af disse ressourcer med det forventede nettoresultat fra oprettelsen af rapporten. Hvis der kræves mange værdifulde ressourcer til at skrive en rapport, men rapporten kun giver en lille fordel, så er det ikke et effektivt projekt. En mindre tidskrævende form for forretningskommunikation, som f.eks. Et memorandum, kan være det, der er nødvendigt.
Planlægning
Når alle overvejelser er blevet undersøgt og dokumenteret, skriver forfatteren af rapporten - eller projektlederen, hvis flere forfattere laver rapporten - konstruerer en plan. Planlægning er afgørende for effektiv erhvervskommunikation, intet mere end i rapportskrivning. En omfattende plan for at skrive en rapport indeholder tidslinjen for oprettelsen af rapporten, de nødvendige materialer, en liste over alle bidragydere og alle nødvendige sikkerhedsstillelser og materialer, såsom illustrationer.
Produktion
Produktion er det store skridt i alle forretningskommunikationsprojekter. I rapportskrivning kan produktionen tage så lidt som en dag eller så længe som flere måneder afhængigt af projektets omfang. Det er vigtigt at konsultere planen regelmæssigt under lange rapportskrivningsprojekter for at sikre, at projektet er på rette spor for rettidig afslutning.
Anmeldelse
En rapport bliver normalt gennemgået af mindst forfatteren, inden den leveres til sine endelige modtagere. Der kræves god grammatik og stil til alle forretningskommunikationer, så anmeldelsen skal mindst omfatte en anmeldelse af stavning og tegnsætning. Hvis tiden tillader det, skal der udføres en mere omfattende gennemgang af indholdet. Hvis det er muligt, skal korrekturlæseren være en person, der ser materialet på ny. "friske øjne" er tilbøjelige til at opdage typografier eller grammatiske problemer, at en person, der har været tæt involveret i at oprette rapporten, ikke kan fange.
Levering
At levere en rapport kan tage flere skemaer: En rapport kan præsenteres som et diasshow og diskussion, trykt og mailet helt til modtagere eller opdelt i flere sektioner og leveret over flere uger til forskellige modtagere. En kortere version af en lang rapport kan præsenteres, mens den fulde version findes på print. Leveringsmetoder dikteres af rapportens længde, tilgængeligheden af forfatteren til at præsentere resultaterne og modtagerens geografiske placering.
