Når du skal skrive en professionel rapport, kan du måske forveksle med de oplysninger, der skal medtages. Virksomhedsskrivning, især for rapporter, har ofte et format og en stil, der skal følges. Når du er vant til at skrive i det format og den stil, der kræves til professionelle rapporter, skal du kunne skrive en rapport hurtigt og nemt.
Gennemgå stilen til rapportskrivning. I modsætning til fortælling eller essayskrivning er rapportskrivning meget effektiv. Eventuelle overflødige ord skal fjernes, og sproget er enkelt og direkte. Brug aktiv stemme og undgå overflødige oplysninger.
Tilføj punktobjekter, når du kan. I stedet for at forklare noget i sætningsformularen, vil en rapport forklare den med en punktliste. F.eks. Vil funktionerne i et forretningsprojekt ikke blive skrevet i stykkeformular, men snarere angivet med kugler.
Opdele afsnit, så hver eneste er kun få linjer lang. Rapportskrivning omfatter ikke lange afsnit.
Undgå at inkludere oplysninger, som din målgruppe allerede ved. Med et essay antager du ofte, at læseren ikke ved noget om emnet. Ved at skrive en rapport skal du slette al information, som din målgruppe allerede ved. Hvis du for eksempel skriver en rapport om en ny virksomhedspolitik til ledelsen, skal du ikke medtage generelle oplysninger om din virksomhed, som ledelsen allerede har kendskab til. Disse oplysninger kan dog medtages, hvis rapporten vedrører en gruppe nye medarbejdere.
Medtag supplerende materialer med forretningsrapporten. Ting som diagrammer, grafer, fotografier, tabeller, diagrammer og andre billeder kan bruges til at forbedre rapporten og gøre betydningen klarere.
Sæt overskrifter i hele rapporten for at gøre referencer til de forskellige afsnit lettere for læseren.
