Forfatter og kolonneforfatter Harvey MacKay sagde engang, "Hvis du ikke planlægger at planlægge, så planlægger du at mislykkes." Ingen steder er dette mere sandt end i projektledelsen. En succesfuld projektleder skal kunne jonglere mange bolde, mens man beskæftiger sig med et mangfoldigt hold af mennesker, og strategisk planlægning, vurdering og måling er kernen i det hele. Hvis du sammensætter en omhyggelig plan, kommunikerer du tydeligt til dit hold og måler fremskridt på vej, vejen til et vellykket projekt er næsten sikkert.
Definer dine mål. Før du kan begynde at lede et projekt, skal du arbejde tæt sammen med din kunde for at være sikker på at du er på samme side, når det kommer til det forventede ud af den endelige leverbare, og at kundens forventninger er rimelige. Opret et projektdefinitionsdokument, der giver et toplineoversigt, angiver de aftalte mål og omfatter projektets omfang, eventuelle antagelser og risici, hvordan du planlægger at nærme sig projektet, hvilke dele af din organisation vil i sidste ende arbejde på projektet og anslåede omkostninger og varighed estimater. Start ikke et projekt uden dette dokument underskrevet af sponsorerne eller kunderne og eventuelle nøgleinteressenter.
Planlæg, planlæg og planlægge nogle flere. Jack Gido og James Clements, forfattere til "Successful Project Management," siger det, "at tage tid til at udvikle en gennemtænkt plan før projektets start er afgørende for det vellykkede gennemførelse af ethvert projekt." Begynd din planlægning ved at bryde projektet ned i en række mindre spande, identificere opgaver inden for hver enkelt. Medtag klare milepæle i planlægningen, som vil hjælpe dig med at vurdere, om du er på sporet eller ej, da projektet skrider frem. Inkluder omkostninger, som du vil pådrage sig hvert trin af vejen og anslåede mandimer for hver opgave.
Saml et hold til arbejde på projektet baseret på mandens timer og færdigheder, som du har identificeret under planlægningsprocessen. Formulere klart de overordnede mål, mål, omfang og budget samt deres individuelle roller i projektet. Sørg for, at hvert holdmedlem har budgettet og ressourcerne til at få arbejdet gjort. Brug RACI-diagrammer efter behov, så det er klart, hvem der er ansvarlig eller ansvarlig for hver milepæl, samt hvem bidragyderne er, og hvem skal informeres om fremskridt.
Opret en tidsplan for regelmæssig kommunikation med holdet. For langsigtede projekter kan et formelt holdmøde pr. Måned være tilstrækkeligt, når der flyttes til en gang hver uge, da projektet skrider frem. I de sidste uger af et projekt kan du finde ud af, at daglige møder er nødvendige. Vær altid tilgængelig for hvert teammedlem at besvare spørgsmål.
Mål projektets fremskridt ofte. Dit job er at færdiggøre projektet i tide, inden for budget og til interessenternes forventninger. Mange projekter lider imidlertid af budgetopblussen og omfanget kryber. Jason Westland, forfatter og administrerende direktør for projektledelsesfirma Method123, siger, at projektbudgettet skal være en levende del af projektet, som du løbende vurderer med teamet og de vigtigste interessenter i hele projektets løbetid. Hvis du vurderer løbende fremskridt og kommunikerer effektivt med dit team, bør du kunne identificere problemer med budget og omfang tidligt og foretage de nødvendige korrektioner.
