God projektstyring betyder at dokumentere hvad du vil gøre, såvel som hvad der er gjort.Både projektets charter og projektomfang skabes tidligt i projektets startfase, og de hjælper hver især med at styre projektet i den rigtige retning. Selv om begge disse dokumenter er afgørende for at få et projekt ud af jorden, har de meget forskellige formål, publikum og indhold.
Bemyndigelse
Charteret har et hovedformål: at give en projektleder tilladelse til at bruge definerede ressourcer til at gennemføre et projekt. For det andet skal charteret tildele en projektsponsor. Disse to personer vil styre og støtte projektet på tværs af flere hold og gennem flere faser. Charteret skal være et kortfattet dokument, der begynder med en kort introduktion til projektet, der omfatter mål, formål og mål slutdato; Indsæt en tabel med projektleder, sponsor og andre ledende interessenter og luk med underskrifter med de navngivne deltagere. Charteret bør sjældent være længere end to sider.
Godkendelse
Da charteret er underskrevet af mindst en ledende medarbejder, giver sponsoren det den dokumenterede gyldighed. Charteret leveres ofte til ledere eller andre højtstående teammedlemmer og gør opmærksom på, at projektet er godkendt. Da mange projekter styres på tværs af afdelinger, giver denne godkendelse også meddelelse til andre hold om, at deres samarbejde vil være nødvendigt. Ofte er charteret præsenteret sammen med en forretningsmæssig sag, og disse to dokumenter registrerer årsagen til projektet.
Mål
Projektets omfang definerer parametrene for projektet. I første omgang udarbejdes et foreløbigt omfangsdokument (sammen med charteret og andre initiationsdokumenter) for at kortlægge målene. Dette dokument er normalt præsenteret for holdlederne, som vil bidrage medlemmer til projektteamet, selvom det ikke omfatter hvordan opgaver vil blive gennemført. For eksempel i et byggeprojekt ville det foreløbige anvendelsesområde beskrive den struktur, der skal bygges, herunder antallet af værelser, kvadratmængden og antallet af indgange.
Ansvarlighed
Omfangsdokumentet vil hjælpe interessenterne med at afgøre, om et projekt er færdigt. Da omfangsdokumentet definerer, hvad projektet skal levere, er det nyttigt i hele projektet for at afgøre, om projektet er på skema for at indgå en succes. Hvis dit projekt skal implementere en softwarepakke, der indeholder tre applikationer, og du har gennemført to, har du ikke leveret dit lovede anvendelsesområde. Omfangsdokumenter ændrer sig ofte under et projekt af denne grund. I modsætning til et charter betragtes anvendelsesdokumenter som "levende" dokumenter, og da nye oplysninger opdages, kan målene ændres.
