Når du ansætter en ny medarbejder, skal en række formularer udfyldes og indsendes til lovligt arbejde i USA. Din virksomhed kan også kræve, at den nye medarbejder udfylder yderligere formularer, der er specifikke for virksomheden. Disse formularer udføres typisk tidligt på dagen på medarbejderens første arbejdsdag.
W-4
En W-4 er et amerikansk skattedokument, som alle nye medarbejdere skal udfylde. Det indeholder en liste over medarbejderens socialsikringsnummer og skattefritagelser. Formularen giver arbejdsgivere mulighed for at bestemme, hvor meget skattepenge skal tilbageholde fra hver løn. Medarbejdere kan som regel ændre deres fritagelsesoplysninger i hele deres karriere med din virksomhed.
I-9
En I-9 er en anden regeringsformular, der skal udfyldes af nye medarbejdere. Det verificerer medarbejderens juridiske evne til at arbejde i USA. Det kræves af US Department of Homeland Security's Citizenship and Immigration Services. Medarbejdere skal indsende grundlæggende oplysninger, herunder navn, socialsikringsnummer og statsborgerskabsstatus. Medarbejdere skal også levere dokumentation sammen med denne formular for at bevise at de er berettiget til at arbejde i USA. Dokumentationseksempler omfatter et nuværende pas, udstedt statligt I.D. og social sikringskort.
Virksomhedsformularer
Din virksomhed kan også have blanketter til medarbejdere til at udfylde og indsende på deres første arbejdsdag. For eksempel kan du have en virksomhedshåndbog og en formular for medarbejdere til at underskrive, der indikerer at de har læst og forstået alle virksomhedspolitikker. Du kan også kræve, at medarbejdere underskriver en fortrolighedsaftale, der forbyder medarbejdere at dele følsomme selskabsoplysninger med nogen uden for virksomheden.
Andre formularer
En række andre former kan også kræves af din virksomhed. Disse omfatter en formular for medicin og alkoholpolitik, seksuel chikane eller grundlæggende personoplysninger, der indeholder medarbejderens navn, telefonnummer, adresse, fødselsdag og ægtefælle og børneinformation. Medarbejdere kan også være nødt til at udfylde en nødkontaktformular, så du ved hvem du skal kontakte i tilfælde af en nødsituation på arbejdspladsen.
