Papirarbejde er en del af forretningen, og processen med at ansætte en ny medarbejder er ingen undtagelse. Der er visse dokumenter, der skal udfyldes af nye medarbejdere, som f.eks. Skattefradragsformularer og direkte indbetalinger. Alle nødvendige formularer sammen med eventuelle virksomhedsspecifikke papirarbejde skal udfyldes af medarbejderen og behandles rettidigt, ideelt på medarbejderens første dag.
New Employee Paperwork
Nye medarbejdere skal udfylde et jobansøgningsskema - hvis de ikke allerede har gjort det - oplyses deres fuldstændige adresse, kontaktnumre, beredskabsoplysninger, referencer og al forudgående erhvervserfaring sammen med samtykke til baggrundskontrol og samtykke til narkotika testning. De fleste medarbejdere gennemfører ansøgningen og underskrevne samtykkeformularer under interviewet og ansættelsesprocessen, men hvis ikke, vil menneskelige ressourcer få brug for disse oplysninger, der er gennemført og behandlet for medarbejderpersonalfilen.
Regeringsformularer
Den amerikanske regering kræver, at flere former udfyldes for hver ny medarbejder. Formular I-9 verificerer identiteten af hver enkelt ansat, og hvis han er lovligt berettiget til at arbejde i USA. Denne formular skal udfyldes og underskrives senest den første ansættelsesdag og opbevares af arbejdsgiveren sammen med en kopi af medarbejderens socialsikringskort. Formular W-4 beskriver en medarbejders tilbageholdelsesgodtgørelser for føderale indkomstskatter. Medarbejdere skal udfylde en ny formular W-4, hvis deres tilbageholdelsesgodtgørelse ændres i løbet af året.
Angiv ny lejeformular
Alle arbejdsgivere er forpligtet i henhold til føderal lov til at rapportere hver ny leje - inden for 20 dage efter datoen ansat - til U.S. Office of Child Support Enforcement. Dette statslige organ bestemmer, om en medarbejder skylder børnebidrag. Nye hyringer kan rapporteres ved hjælp af en kopi af Form W-4 eller en virksomhedsformular med de samme oplysninger. Blanketter kan indsendes elektronisk eller pr. Mail til statskatalogen for nye huse i den stat, hvor medarbejderen arbejder.
Direkte depositum
Et direkte depositum skal udfyldes og omdannes til regnskabsafdelingen. En medarbejder bliver nødt til at liste hendes navn, adresse og bankkontonumre, og vedhæfte en tom ugyldig check for at modtage direkte indbetaling af hendes lønsedler.
Kvittering af medarbejderhåndbøger / håndbøger
Nye medarbejdere bør gives en kopi af firmaets håndbog og sikkerhedshåndbog, hvis det er relevant. Hver medarbejder skal underskrive og aflevere et papir, der anerkender hun har modtaget, og overholder reglerne i håndbogen. Disse formularer er vigtige, da en virksomhedshåndbog angiver alle selskabsregler, herunder narkotika- og alkoholpolitikken, seksuel chikanepolitik, medarbejderkodeks, ikke-offentliggørelse og konkurrenceklausuler og anden relevant virksomhedsinformation.
